瑞典學(xué)者卡爾森(Sune Carlsson)在一項研究中,用碼錶記錄12位CEO工作時間的運用狀況,例如談話、開會、拜訪、接聽電話等。 結(jié)果驚人地發(fā)現(xiàn),其中沒有任何一位,可以連續(xù)工作20分鐘不受不干擾。要能效率地工作,首先就要進(jìn)行「診斷」,也就是填寫時間日誌(Time Log),、詳盡地記下自己每天的工作時間安排。 記錄時間日誌很
瑞典學(xué)者卡爾森(Sune Carlsson)在一項研究中,用碼錶記錄12位CEO工作時間的運用狀況,例如談話、開會、拜訪、接聽電話等。
結(jié)果驚人地發(fā)現(xiàn),其中沒有任何一位,可以連續(xù)工作20分鐘不受不干擾。要能效率地工作,首先就要進(jìn)行「診斷」,也就是填寫時間日誌(Time Log),ABC、詳盡地記下自己每天的工作時間安排。 記錄時間日誌很簡單,隨時在自己身邊擺一本小筆記本,或是一張紙,以分鐘為單位,詳細(xì)記錄自己是怎么使用時間的。舉例來說:
10:08 A主管跑進(jìn)來討論行銷計畫
10:31 完成擴(kuò)張到B市場的備忘錄、查看電子郵件
10:36 出差的C同事來電,要我?guī)退麄髡嫖募?br />
10:49 回頭處理電子郵件
11:01 電子郵件處理完畢、整理一般信件
11:08 D小姐來電,詢問晚上要不要一起吃飯
11:14 看看信件,并且翻閱財經(jīng)雜誌
11:45 跟E同事吃午飯 依此類推。
記下一整天,甚至一周的時間日誌,只要你明白,要讓生活變得更有條理、要讓工作有實際成效,必須掌握自己運用時間的狀況,就可以不再記錄。
接下來要去檢視時間日誌,用下列問題進(jìn)行分析:完成當(dāng)天的工作前,中途被打斷多少次?ABC常打斷工作的原因?中斷的時間有多久?要花多少時間才能重新進(jìn)入狀況?一天下來,有多少工作因為被打斷無法完成等。
你會發(fā)現(xiàn),自己根本不必接D小姐的電話,尤其是D小姐開始談?wù)撍杏训臅r候;跟A主管討論行銷計畫的時間,可以從20分鐘縮短成10分鐘,而且A主管也應(yīng)該先跟你約好討論時間;而C同事做事缺乏條理是出了名的,C同事要你幫他傳真文件,是因為他知道你會在辦公室,而且你也會愿意幫忙。分析時間日誌,可以清楚了解自己運用時間的模式,以及浪費時間的病因。
既然你已經(jīng)知道,自己竟然只花那么少的時間,在做真正必須完成的事項,那么就應(yīng)該每天早上花5分鐘,規(guī)畫自己一整天以及一整個星期的待辦事項。你可能必須按照跟他人的約會或會議來安排時間。先把這些時間寫下來,然后安排跟自己的約會,留下一些比較長的時間,用來完成長期目標(biāo);再安排一個或數(shù)個比較短的空檔處理雜事,例如查看郵件或回覆電話等。把剩下的時間,留給那些無法避免、也一定會造成干擾的突發(fā)事件。
要進(jìn)行自己安排的長時間約會,ABC重要的就是不要讓自己受到干擾。試著關(guān)上門、把電話留給祕書或語音信箱、躲進(jìn)沒人使用的房間、或是到跟工作不相干的地方工作。如果你真的不能避開旁人的干擾,那么就早一點起床,先在家里工作,然后再在不引起同事反感的前提下,盡量晚進(jìn)辦公室。或者你也可以比別人早兩個小時進(jìn)辦公室,這遠(yuǎn)比每天晚上把工作帶回家,或是犧牲周末要好得多。(撰文/張鴻)
引用連結(jié):weiab.managertoday.af.tuozhan/?p=121
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