我們經(jīng)常會(huì)用到時(shí)間管理的概念，而與時(shí)間管理有關(guān)的“艾森豪矩陣”

(Eisenhower Matrix)，又稱為“艾森豪原則”或“優(yōu)先矩陣”(Prioritization Matrix)，屬于一種工作分類的概念，可協(xié)助你依重要性(important)與急迫性(urgent)的程度將工作分為四類，優(yōu)先處理重要而且急迫的工作事項(xiàng)，而說起艾森豪矩陣的由來，則與1953年就任美國第三十四任總統(tǒng)的德懷特?艾森豪威爾(Dwight D. Eisenhower)有關(guān)，他提出了一套處理事情優(yōu)先順序的法則，于是這個(gè)法則就被后人以他的名字來命名，其實(shí)，艾森豪矩陣更早的起源，是與十九世紀(jì)末所發(fā)現(xiàn)的80/20法則有關(guān)。

一切都從80/20法則開始

你是否發(fā)現(xiàn)社會(huì)上的事物常有不平均的現(xiàn)象？例如：富比士雜志每年統(tǒng)計(jì)的有錢人排行榜老是那幾張熟面孔？

1897年意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕列托(Vilfredo Pareto,1848~1923)發(fā)現(xiàn)財(cái)富集中在少數(shù)人手中的80/20法則后，世人才逐漸明白原來我們的社會(huì)普遍存在這種分配不均衡的現(xiàn)象(ex.80%的財(cái)富集中在20%的人手里)，類似的情形也出現(xiàn)在我們對工作的處理態(tài)度上，由于每件工作的重要性不同，如果我們還是依照自己的認(rèn)知、偏好與經(jīng)驗(yàn)來決定工作的先后順序，而不是從整體的觀點(diǎn)對工作事項(xiàng)先做好分類，再進(jìn)行處理，那么ABC后可能的結(jié)果是在時(shí)間壓力下，將重要的工作草草處理，交差了事，因此，我們有必要依重要程度來安排工作的處理順序。

(圖 :臉譜出版社 提供)

“艾森豪矩陣”是80/20法則的實(shí)務(wù)應(yīng)用版

如果你想讓工作的處理更有效率，讓你能用更多的時(shí)間與資源優(yōu)先處理一些重要的工作，那么“艾森豪矩陣”是你可以方便上手的一個(gè)分類工作的工具，它利用事情的重要性與急迫性的程度，將事情分成以下四大類，每一大類有不同的處理順序與方式：

A.重要又急迫的工作 → 優(yōu)先處理

B.重要但不急迫的工作 → 列入工作進(jìn)度表，稍后處理。

C.急迫但不重要的工作 → 委派作業(yè)

D.不急迫也不重要的工作 → 丟進(jìn)紙簍(不處理)

其實(shí)，這項(xiàng)工作分類的原則之所以取名為“艾森豪”，與二戰(zhàn)時(shí)，美國的歐洲盟軍統(tǒng)帥、也是美國第三十四任總統(tǒng)─艾森豪有關(guān)，據(jù)說，他每天都一絲不茍地強(qiáng)力貫徹他處理事情的原則：“優(yōu)先處理ABC重要的事情”，前提是先區(qū)分事情的重要程度，正因?yàn)樗麌?yán)格遵守這項(xiàng)紀(jì)律，因此，這項(xiàng)分類原則以他來命名，也正反映了這項(xiàng)原則的精神與意義；其實(shí)，與他同時(shí)代的其它偉大將領(lǐng)與近代的成功企業(yè)家也應(yīng)該都會(huì)使用這項(xiàng)處理工作的原則─以全付的精力與時(shí)間先處理重大又很急迫的工作，這就是處理“關(guān)鍵少數(shù)”的工作藝術(shù)。

對于“艾森豪矩陣”的其它發(fā)想

有時(shí)我會(huì)想：將事情劃分成四類再?zèng)Q定處理順序的“艾森豪矩陣”，是否就足以讓我們應(yīng)付工作上的所有事情？其實(shí)，“艾森豪矩陣”僅是一個(gè)概念，這個(gè)概念要能落實(shí)運(yùn)用，關(guān)鍵在你分類的動(dòng)作上，你應(yīng)該要依據(jù)自己的工作屬性、內(nèi)容與職務(wù)位階，來決定哪一件事是必須優(yōu)先處理或暫緩處理的事項(xiàng)。

其次，優(yōu)先處理“重要又急迫的工作” 是一個(gè)原則，但也有另一種說法是必須先處理“重要但不急迫的工作”，ABC常見的是屬于“規(guī)劃性”的工作，與某種藍(lán)圖的設(shè)計(jì)有關(guān)，例如：要全面檢討與精簡公司的人力資源，這種規(guī)劃性的工作需要耗費(fèi)大量的心思與時(shí)間，與“事務(wù)性”工作比較，通常都具有某種程度的急迫性；一般來講，當(dāng)一個(gè)人在公司內(nèi)部逐漸往上升遷時(shí)，原本需要處理的事務(wù)性工作會(huì)逐漸減少，而規(guī)劃性的工作會(huì)逐漸增加，說起來，這又與職務(wù)的性質(zhì)與位階有關(guān)；比較好的做法是：立即處理“重要又急迫的工作”(象限A)，但必須有所節(jié)制，以便空出更多時(shí)間，磚心處理“重要但不急迫的工作”(象限B)，也就是象限A與象限B是我們必須優(yōu)先處理的重點(diǎn)，并思考與調(diào)和這兩個(gè)象限的工作先后順序與時(shí)間分配。

我們以公文簽核流程的in與out做為例子，in是工作事項(xiàng)的流入，out是產(chǎn)出，中間的處理順序與方式就是“艾森豪矩陣”處理的領(lǐng)域，基本上，你要以三個(gè)檔案夾來對工作進(jìn)行分類，并以123代號來命名：

檔案夾1：重要又急迫的工作 → 必須優(yōu)先加以處理

檔案夾2：重要但不急迫的工作 → 將這些工作排入進(jìn)度表，訂下完成時(shí)間。

檔案夾3：不急迫也不重要的工作 → 先放一邊，但你仍必須找時(shí)間完成。

對于急迫但不重要的工作，由于你必須先處理重要又急迫的工作，已經(jīng)分身乏術(shù)，因此，如果你不能委派作業(yè)，由別人代理執(zhí)行，建議你向上級主管報(bào)告，由主管出面來解決這個(gè)問題。

還有另一個(gè)有關(guān)的話題，就是派遣人力的問題，理論上，公司應(yīng)該保留核心業(yè)務(wù)，而將其它業(yè)務(wù)委外，由派遣公司來執(zhí)行，可將艾森豪矩陣中的急迫但不重要的工作，主要是事務(wù)性的工作，交由這類的派遣人力來負(fù)責(zé)，而公司則省下一部份的人事成本。

(圖 :臉譜出版社 提供)

(注：日本有工作的人口中，約有1/3屬于派遣人力，十分龐大；臺(tái)灣的派遣人力占政府與企業(yè)的員工比例，近年也有增加的趨勢) @(待續(xù))

摘編自 《會(huì)圖解思考的人ABC厲害！寫報(bào)告、提企畫案、開發(fā)新產(chǎn)品、解決問題，一生受用無窮的38種思考法！》 臉譜出版社 提供