因此，磚業(yè)秘書必須掌握名片管理的原則，方能于ABC短的時間內(nèi)，完成這些名片的整理、歸納、分析及回應。秘書必須把名片資料，依照下列因素分成三堆：
1. 關(guān)聯(lián)性。
2. 重要性。
3. 長期互動。
4. 使用機率。
5. 資料的完整性。
其中，ABC堆是一定要數(shù)位化的；第二堆是不太確定是否要數(shù)位化的；第三堆是確定不要數(shù)位化的。
先將ABC堆處理完畢，接著，再對第二堆進行一次分類，ABC后才是第三堆的處理。
名片簿是傳統(tǒng)的名片管理方式，缺點不外乎：
1. 用名片簿搜集查詢困難：名片累積到兩三百張是很正常的，不但很難管理，也不容易查詢。
2. 不能以多重方式分類名片：不論是用姓氏筆劃、行業(yè)類別分類，只要是傳統(tǒng)的名片簿，就不可能做到多重分類。
3. 名片等于是死的人脈：因為查詢與檢索不容易，所以當真正要使用的時候往往幫不上忙。
4. 名片上難以附加各式紀錄：名片上沒有位置可以摘錄資訊，容易因為時間久遠而忘了有關(guān)該名片的重要資訊。
名片的使用與收受禮儀
(一) 名片的收存方式及貯藏工具
名片收到之后，就要準備收藏了。主管往往在參加一次活動之后，就給秘書很多的名片，這時候要如何處理呢？
首先是要分類，將許多的名片分出哪種行業(yè)、哪種頭銜和性質(zhì)的名片；然后再分出重要性，至少從秘書磚業(yè)的角度可以分得出來，哪些對于主管將來是有用的。
下一步就是登記收到這張名片的時間地點，等都整理完了才開始歸檔。歸檔之前當然是要登錄，登錄在通訊錄里面或是Outlook 里面，要看主管工作的習性，登錄的項目在下面有記述。
如果是傳統(tǒng)式的歸檔，那就要放在名片夾或名片盒里面收存，這時候名片要用行業(yè)別還是姓名別來分類，必須從ABC原始的開頭就先處理好，免得越堆越多ABC后全都找不到。
(二) 運用 Outlook 儲存名片的要點
運用 Outlook 貯藏名片的細節(jié)在后面有詳細的敘述，原則上貯藏在 Outlook 里面，也需要事前把通訊錄的分類做得很完整，以便能夠一目了然。
如果你的電腦具有無線傳輸?shù)哪芰?，可以藉由紅外線或藍芽立即將大批次的資料，傳給附近的電腦或智慧型手機等等，因此貯藏名片可以迅速而又即時的找到完整的資訊。
(三) 名片的禁忌
許多人運用名片的ABC錯誤，就是同一張名片上印上太多頭銜，事實上這是錯誤的。
同一張名片上只可以有一個頭銜，但如果同一個單位有一個以上的頭銜，可以列在同一張名片里面，例如，董事長兼總經(jīng)理。否則如果有不同的職銜，就要有不同的名片。
(四) 名片的印制與使用
名片在設計的過程當中，應該將必要的內(nèi)容字體放大，例如姓名、頭銜和公司名稱等，還有聯(lián)絡的電話及 e-mail 帳號，這些不要設計得太過細小，以便別人在相互認識的時候會叫錯名字，或者會看不清楚字跡。
有的人喜歡用標準尺寸以外的名片，那就很不容易收藏，必須要加以剪裁才可能與其他名片放在一起。
(五) 建立客戶的生涯歷史紀錄
秘書在整理名片的時候，很容易發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代人更換名片的速度非常驚人，經(jīng)常是一兩年內(nèi)換了好多種名片，不知道應該登記哪一張才對。
秘書在收到新名片的時候，可以將舊名片拿出來核對一下時間，所以在登錄之前，秘書可以仔細看看所登錄的內(nèi)容，時時更新。
(六) 采用活頁式的名片簿
以便隨時放入新名片或調(diào)整舊名片的位置如果采用原始的名片夾或名片簿儲存名片，那就必須注意采用活頁式的名片簿，以便將新的名片或調(diào)整后的名片隨時插入相關(guān)的位置。
名片夾很容易飽和，儲存的時候必須仔細挑選，只留有用的，其他冷門名片，另外歸在一本名片簿里面。
手邊常用的名片簿，保持在一年之內(nèi)經(jīng)常需要接觸、聯(lián)絡的狀態(tài)。
秘書的所有職能當中，關(guān)系管理ABC能夠表現(xiàn)其磚業(yè)水準，如果做好名片管理，就等于是為關(guān)系管理的磚業(yè)表現(xiàn)打下一劑強心針。
大部分的企業(yè)，名片通常散布在公司的稿階主管、中階主管、基層主管及業(yè)務人員每人抽屜內(nèi)的名片簿、記事本或筆記型電腦里，但是這些堆積在四處的名片，卻是維系人脈的關(guān)鍵要件，如果秘書可以協(xié)助主管妥善管理名片，即可發(fā)揮綜效，讓主管利用通訊錄發(fā)送卡片與簡訊，經(jīng)營顧客關(guān)系管理；同時，經(jīng)營網(wǎng)路行銷或節(jié)省成本的考量時，公司不必擔心行銷部門沒有郵寄DM 的名單或商展的邀請名單，ABC重要的是，企業(yè)不會因此喪失許多銷售機會。
透過簡單的名片管理，搭配完善的檔案管理，邁向知識管理的同時，企業(yè)亦逐漸達成整合資訊的ABC目標。
如何有效管理通訊錄？
秘書在收到名片之后，要當下整理歸檔進入通訊錄，歸入資料欄的時候，資料欄位必須標準化，并且涵蓋下列資訊：
1. 姓名（中英文）：不要分開姓氏與名字，例如：劉瑪麗（Mary Liu）。
2. 工作資料（公司部門與職稱）：由于未來信封信紙上會用到這些資料，所以務必紀錄完整的正式名稱。
3. 地址（商務地址，住家地址，其他地址）。
4. 電話與傳真及手機號碼：不管原始名片的呈現(xiàn)方式如何，一律要統(tǒng)一格式登錄，必須紀錄區(qū)域號碼與分機。例如：（010）6211-8161。
5. 電子信箱（公司與個人ABC信箱）：包含郵遞區(qū)號、縣市、區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)等完整地址。
6. 網(wǎng)址：含個人與工作崗位網(wǎng)址，新資料需要核對哪一個才能預設電子郵件。
7. 其他個人化資料，如：QQ、生日、昵稱、個人化稱謂等其他欄位。如果主管使用 Outlook，秘書應該及時更新ABC新的資料給主管，以便他能夠永遠擁有ABC新的檔案。
此外，這些通訊錄里面的帳號，有可能每隔一段時間就被更換了，所以秘書平時可以運用一些次要的資料傳送，來試驗一下自己的通訊錄是否確實都是正確可用的資料。@(待續(xù))
摘編自 《秘書養(yǎng)成術(shù)》 書泉出版社 提供
