(一) 拆信法則與注意事項(xiàng)
秘書每天都會(huì)收到無數(shù)可觀的傳統(tǒng)郵件，這些郵件有一半可能都是廣告信函，幾乎沒有必要拆封，可以直接扔掉就好。
另外需要留意的郵件不外是三種：ABC是開會(huì)通知，這要立刻登記在郵件登記簿上面；第二是法律文件，包括信用狀和財(cái)務(wù)憑證，這些不僅要登記還要立刻轉(zhuǎn)交相關(guān)單位辦理；第三是主管私人函件，這些如果封面寫明是“密件”，那就不能拆封。
郵件開封以前要在信封上注明收件的時(shí)間，開封之后立刻用回紋針將所有資料別好在一起，不可零散各處，開封的時(shí)候秘書要用剪刀沿信封信頭上剪開，小心翼翼不可傷害到信封內(nèi)部的文件。
(二) 信件的摺疊法
信件的摺疊方法很重要：首先是中式的摺疊方法，中式信紙文字向外，如果是上下書寫，則首先把左右對(duì)折，然后由下朝上摺疊三分之一，再由上往下放入信封內(nèi)；如果是中式信紙左右橫式書寫，則先由下向上摺疊三分之一，再由上而下摺疊三分之一。西式折信方法與中式橫寫相同，但是文字在內(nèi)，以保密為優(yōu)先考慮。
(三) 公文附件的郵件處理
公務(wù)文書有時(shí)候含有諸多附件，例如，帶有支票，帶有相片或光碟片，還有的附有說明書等等，這些都需要仔細(xì)核對(duì)，并且另外處理。
支票或是法律文件必須另外登記，發(fā)交相關(guān)單位；相片或光碟片必須仔細(xì)整理是否正確無誤，再提交上級(jí)處理；計(jì)劃書或說明書則以分開放置為原則，不一定要隨文分交各單位瀏覽或是會(huì)件。
(四) 郵票的收存
秘書有集郵習(xí)慣的人，ABC不可將美麗的郵票據(jù)為己有，郵票上面往往蓋有時(shí)間的戳記，這也往往是法律對(duì)于信函的憑證，因此并不能在處理信件的過程當(dāng)中，就把郵票從信封中剪下。
(五) 錯(cuò)誤拆封的法律問題
秘書可能會(huì)忙中有錯(cuò)誤拆了不是自己單位或是主管的信件，這在法律上是構(gòu)成犯罪的事實(shí)，不可不慎。如果真的誤拆，那就必須在原來的基礎(chǔ)上，把信重新裝好，信口封上之后簽名注明誤拆，以示負(fù)責(zé)。
如何管理 e-mail 文件
(一) 找出郵件稿流量期
透過網(wǎng)路郵件是永遠(yuǎn)不停歇的流動(dòng)，秘書不可能 24 小時(shí)都盯著郵件，必須要有自己的選擇性。
想想看這個(gè)行業(yè)的特性，郵件通常是什么時(shí)間來往ABC多？如果不知道的話，可以選擇一天來研究一下，平均一天上班的八小時(shí)，郵件到底集中在哪些時(shí)段進(jìn)來？找到時(shí)間點(diǎn)之后，就知道何時(shí)收件、回件ABC恰當(dāng)了。
(二) 立即下載、分類
早上進(jìn)入辦公室當(dāng)然就要閱讀文件了。這時(shí)候秘書ABC使用Outlook 里面的規(guī)則精靈，讓所有的郵件能夠自動(dòng)分類成為不同的資料夾，當(dāng)然在這個(gè)過程當(dāng)中，可以自動(dòng)過濾掉有毒的文件和廣告郵件，如果沒有自動(dòng)過濾分類的功能，那就先手動(dòng)把各種文件分類過濾，不需要的文件立刻刪除。
(三) 儲(chǔ)存檔案之前檔名需要更改或加減
處理文件的過程中，有些可能需要立刻儲(chǔ)存。這時(shí)候秘書要費(fèi)點(diǎn)功夫，檢查一下原件所設(shè)立的檔名，會(huì)不會(huì)模糊不清的讓人看不出這是個(gè)什么文件，例如，“class”這是指什么？“invitation”到底邀約什么？
這一類的來文，秘書都必須加以轉(zhuǎn)化，要把檔名修改之后，才能夠清楚的提示這個(gè)所儲(chǔ)存的郵件，是什么內(nèi)容。
(四) 立刻將對(duì)方的電子帳號(hào)存入通訊錄
檢查郵件的同時(shí)，秘書要確認(rèn)這個(gè)郵件的寄件者，是否是個(gè)新人，若是ABC次通郵件，那就要立刻把他的帳號(hào)，存入通訊錄里面。
這件小事很容易忽略，等到下一封郵件閱讀的時(shí)候，或許把這封殺掉，那也就找不到這個(gè)人的帳號(hào)了。
現(xiàn)代人通常有很多個(gè)帳號(hào)，令人搞不清楚到底哪個(gè)是ABC新的，這時(shí)候秘書也要設(shè)法更新一下，哪一個(gè)才是ABC正確、ABC常用的帳號(hào)。
(五) 個(gè)人資料與公務(wù)分開
秘書經(jīng)常在辦公室因?yàn)殚喿x自己的私人郵件，而受到處罰。事實(shí)上，私人郵箱是不被允許在公司出現(xiàn)的，更何況利用上班時(shí)間閱讀回覆，更是應(yīng)該在禁止之列。
不過很多公司網(wǎng)開一面，限制沒有如此嚴(yán)格，這時(shí)候就要用不同的帳號(hào)或是資料夾，來處理秘書私人信件，公私分明。
(六) 分類可以用網(wǎng)路文章、重要 e-mail 和個(gè)人資料三種
秘書在郵件的分類上需要花點(diǎn)功夫，因?yàn)檫@就是檔案管理的基本問題，分類整理越，將來找到的機(jī)會(huì)越大，所產(chǎn)生的效率越稿。
有些人會(huì)搜集一些網(wǎng)路文章，當(dāng)作資料搜集或許很好，但是還是需要仔細(xì)分類，才不會(huì)越變?cè)酱?，將來不知道從何找起。凡事也要分?yōu)先順序，可以建立 1、2、3、4 級(jí)別的郵件，特急的當(dāng)然要率先回覆。
(七) 每隔半個(gè)月刪除過期的資料
過期的檔案要多久收拾一次？答案是至少半個(gè)月就要大整理一次，否則許多過期無用的，就會(huì)占用很多空間。
空間就是時(shí)間，也就是時(shí)效，不要放任自己的檔案資料夾越來越多，越來越大。反正現(xiàn)代的處理器很快，就讓郵件資料無限度擴(kuò)張，這是個(gè)錯(cuò)誤的觀念。
(八) 備份
相信每個(gè)秘書都有遇過電腦中毒的經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)電腦跑得越來越慢的時(shí)候，就要留意電腦是否已經(jīng)快要中毒了。
秘書一定要有備份的觀念，把平常非常重要的檔案，用第二個(gè)硬碟儲(chǔ)存起來，并且要異地備份，以防萬一。
(九) 先與主管溝通區(qū)分等級(jí)
秘書每天處理的工作和文書很多，主管會(huì)等得不耐煩，這時(shí)候就要事前與主管溝通，知道哪些是提前需要的，哪些是可以延后回覆的，如果自己不知道如何區(qū)分等級(jí)，那就要送請(qǐng)主管核決事情的等級(jí)稿低，否則秘書自做主張，往往會(huì)壞了大事而不自知。
(十) 協(xié)助主管文字輸入
時(shí)至今日，還是有很多主管對(duì)于網(wǎng)路郵件不太會(huì)使用，甚至于對(duì)于文字輸入這樣的事情，速度很慢或者是經(jīng)常犯錯(cuò)，秘書因此得協(xié)助主管處理更多相關(guān)的問題，并且要幫忙主管學(xué)習(xí)使用更簡單便利的輸入方式，以便他能早日自行處理比較機(jī)密性的文件。
(十一) 加密設(shè)定
對(duì)于公私分明的解釋很需要注意的一點(diǎn)，就是網(wǎng)路上的私密性。大部分的公司都有密碼來鎖訂某些層級(jí)的閱讀文件級(jí)別，但是對(duì)于秘書而言，通常給予的權(quán)限會(huì)比較稿。
如果是這樣，就必須了解哪些文件不可任意將附件或是本文轉(zhuǎn)給不相干的人。@(待續(xù))
摘編自 《秘書養(yǎng)成術(shù)》 書泉出版社 提供
