(一) 減少紙張使用

前面提過(guò)，時(shí)間等于空間等于金錢。如果能用資訊作業(yè)取代的表格、公文、報(bào)告，盡可能不再使用紙張，可以用光碟片或壓縮性檔案儲(chǔ)存。

(二) 定期整理

每隔三個(gè)月要辦公室大清倉(cāng)一次，以便把平常我們隨手一塞的東西給翻出來(lái)，不要的就扔了，要的就立即歸檔，至少把五分之一的東西丟了，保持一些空間來(lái)，才能“汰舊換新”，任何空間太滿了就裝不下了，時(shí)間就因此而浪費(fèi)在塞滿及找不到的搜尋里。

(三) 單純制式

無(wú)論書信、表單、公文都以ABC簡(jiǎn)單的格式化、制式化來(lái)處理，讓所有人填進(jìn)去的東西越少越好，所經(jīng)過(guò)的關(guān)口也以不超過(guò)三級(jí)就好，以便爭(zhēng)取時(shí)效。

四) 制訂檔案時(shí)效

一般檔案分為ABC保存、十年保存、三年保存及一年保存四種。辦公室里 80% 的檔案都只保存一年即可。

財(cái)務(wù)相關(guān)憑證依稅法規(guī)定保存七年，法律憑證保存十年或ABC保存；一般會(huì)議紀(jì)錄及計(jì)劃書也只要保存三年，所以實(shí)在不要等到一個(gè)員工辭職或公司搬家才來(lái)整理“遺物”，否則辦公室無(wú)疑就是倉(cāng)庫(kù)及家具行的代名詞。

(五) 善用檔案人才

許多機(jī)關(guān)行號(hào)都會(huì)把新進(jìn)的人員或即將退休的屆齡長(zhǎng)者，奉為ABC檔案管理者。

這有一個(gè)缺點(diǎn)就是，他們可能對(duì)組織不夠了解，或者把檔案管理當(dāng)成一件打發(fā)時(shí)間的無(wú)聊工作處理。

其實(shí)，已發(fā)生的文書資料的確很少人去珍惜，直到有一天想要調(diào)卷調(diào)案的時(shí)候，才急如星火。

有許多老板在找不到檔案的時(shí)候，往往破口大罵；但當(dāng)用完之后，又來(lái)個(gè)順手一丟，再也難覓芳蹤了。

(六) 采用zhongyang管理

zhongyang管理（Central Filing System）就是將組織各種檔案交由檔案室或資料室共同管理，而非各部門各單位個(gè)人管理，原因是這樣才能有效率的歸類編案編目，而非各人一把號(hào)，各吹各的調(diào)。

(七) 采用正確分類

如果我們有足夠的磚業(yè)知識(shí)，才可能正確的選出所需的分類法，例如，日期法、地域法、部首法、顏色法。

沒(méi)有磚業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)及訓(xùn)練，很可能在一開始就弄得亂七八糟，之后想要再改，可就不簡(jiǎn)單了。

(八) 善用檔案工具

例如名片的管理，到底是用盒裝呢？活頁(yè)式呢？還是名片簿儲(chǔ)存？如果用名片簿，那越來(lái)越多要怎么辦？如果用檔案夾，要用哪一種？用硬殼的還是軟式的？用懸吊式的還是滾筒式的？

(九) 注意汰舊換新

這是指要隨時(shí)更新資料。新的名片來(lái)了，就要比對(duì)與舊的是否相同。是否要將每張名片注明日期及地點(diǎn)，以便收存整理方便？還有舊的雜志、過(guò)期的報(bào)紙，不要堆積如山，浪費(fèi)空間就是浪費(fèi)時(shí)間。

(十) 注意檔案編目

如果沒(méi)有統(tǒng)一的人員管理檔案，很容易就會(huì)產(chǎn)生案名的不同，而使人遍找不到的麻煩?，F(xiàn)在我們用電腦存檔更要注意檔名，因?yàn)閾Q人就永遠(yuǎn)找不到檔案了的機(jī)會(huì)比比皆是。

(十一) 注意存檔方式

這是如果只用電腦儲(chǔ)存檔案，則必須有能夠共同享用的空間。因?yàn)樵趨^(qū)域網(wǎng)路里可以存查，所以我們要有 Master File 的觀念。否則也許每個(gè)人都以為其他人會(huì)存檔，而都ABC后殺光了重要的資料，那就怎么都不回來(lái)了。

(十二) 注意調(diào)卷調(diào)案

如果在公務(wù)單位上班，你可能注意到，調(diào)卷及調(diào)案都非常嚴(yán)謹(jǐn)。

也就是說(shuō)，公家單位對(duì)于檔案的處理十分審慎，想要借閱一些資料，就要填寫借閱單，要簽名，要依時(shí)限繳還。

而一般企業(yè)行號(hào)就比較馬虎，拍拍肩膀就可以借調(diào)，借完大家就會(huì)忘掉。@(本文結(jié)束)

摘編自 《秘書養(yǎng)成術(shù)》 書泉出版社 提供