(一) 資料
事實(shí)、聲音和圖像，表達(dá)的是一個(gè)描述，沒有制定背景和意義的數(shù)位、圖像或聲音。
如 19491001，我們只知道這是一個(gè)數(shù)位，或者可以看做日期。對(duì)于這個(gè)數(shù)位來說，它就是數(shù)位，不表示別的什么涵義。
(二) 資訊
經(jīng)過格式化、過濾已經(jīng)綜合處理有條件的資料，即資料和資料之間的聯(lián)系。如對(duì)某先生來說，19491001 可以是一個(gè)人的生日，也可以是 PRC 成立的日期?？傊?，資料和別的方面的資料進(jìn)行了一個(gè)交錯(cuò)和結(jié)合（條件），產(chǎn)生了新的意義。
(三) 知識(shí)
有意義的資訊，表現(xiàn)在資訊和資訊之間的關(guān)系。譬如天空有烏云和下雨兩個(gè)資訊之間，如果建立一種聯(lián)系，則產(chǎn)生了知識(shí)。
(四) 智慧
富有洞察力的智慧，在了解多方面的知識(shí)后，能夠預(yù)見一些事情的發(fā)生和采取行動(dòng)。譬如大家都覺得 5.1 黃金周去杭州旅游的車票非常難買（知識(shí)），但你已經(jīng)非常有預(yù)見性地購買了車票，一步（智慧）。
知識(shí)管理的運(yùn)用
秘書的工作當(dāng)中，經(jīng)過資料的搜集，所產(chǎn)生有用的資訊非常多，不僅是建立人脈的基礎(chǔ)，更是幫助主管開發(fā)人脈的有利資源，身為秘書你可以隨時(shí)做到：
1. 在主要客戶每年生日時(shí)打電話祝賀他嗎？
2. 輕易印出上個(gè)月新開發(fā)的客戶名單標(biāo)簽？
3. 輕易的印出某產(chǎn)品的可能購買客戶名單嗎？
4. 隨時(shí)隨地查出住在某特定地點(diǎn)的客戶所有名單嗎？
5. 你可以馬上查出任一客戶的電話嗎？
6. 每個(gè)月寄一份產(chǎn)品相關(guān)資訊給所有的客戶嗎？
秘書是掌握資料的ABC來源，但是如何應(yīng)用與分享這些資料，就是秘書下一步要努力的目標(biāo)。并且這些工作并不是主管交代才去認(rèn)真執(zhí)行，而是隨手就要負(fù)責(zé)整理的：
1. 主要客戶的聯(lián)系電話、地址和網(wǎng)路。
2. 經(jīng)常往來重要客戶的生日、家居狀況、喜好。
3. 重要客戶往來公司的喬遷、周年慶、人事變更。
4. 節(jié)慶贈(zèng)禮每年的項(xiàng)目?jī)?nèi)容、經(jīng)手人、價(jià)格。
5. 客戶動(dòng)態(tài)、對(duì)手商場(chǎng)交易狀況、媒體披露等。
諸如此類的資訊應(yīng)該隨時(shí)提供給主管，作為決策的參考。
簡(jiǎn)報(bào)管理
多數(shù)秘書都需要協(xié)助主管擔(dān)任制作文案和簡(jiǎn)報(bào)資料，在準(zhǔn)備簡(jiǎn)報(bào)的過程當(dāng)中，首先要確認(rèn)主題，然后開始分綱目，搜集資料，再做文字檔案，ABC后才能改變成為簡(jiǎn)報(bào)的形式。這一連串的動(dòng)作，叫做簡(jiǎn)報(bào)管理。
(一) 確認(rèn)主題
主管所需求的主題是什么？是商業(yè)的說明會(huì)還是個(gè)人演講，或是參加一項(xiàng)論壇，大概多少時(shí)間，可以應(yīng)用的設(shè)備??這些都是事前要了解清楚的。
(二) 編制綱目
在確定主題之后，秘書就要把這份主題可能涵蓋的大綱列出來呈送給主管批示，在主管確認(rèn)增修之后，才能開始為他搜集資料。
(三) 搜集資料
搜集資料不一定只有在網(wǎng)路上才能找到資料，從圖書、雜志、報(bào)紙、期刊等等來源都可以搜集。對(duì)于搜集的資料必須要能夠注明來源出處，才能夠合法應(yīng)用。
(四) 文字檔案
所有的簡(jiǎn)報(bào)形成以前，都必須要經(jīng)過文字檔案，也就是首先要有一篇文字報(bào)告，之后才可能會(huì)有簡(jiǎn)報(bào)產(chǎn)生。這樣的文字檔案也需要秘書事前做好，呈送主管核批之后，才能正式變成簡(jiǎn)報(bào)格式。
(五) 簡(jiǎn)報(bào)管理
文字的大綱變成簡(jiǎn)報(bào)要遵守七的原則，那就是每頁不可超過七行，每行不要超過七個(gè)字。等到所有文字做成簡(jiǎn)報(bào)之后，再考量時(shí)間是否足夠，以便調(diào)整頁數(shù)。ABC后再將簡(jiǎn)報(bào)設(shè)計(jì)加以美化。
剪報(bào)整理
秘書必須每天為主管做好剪報(bào)工作，就是將當(dāng)天清早主管還沒有來臨之前，他所應(yīng)該知道的各種資訊全部都放在桌上，整理成為有系統(tǒng)的資料呈閱。這些剪報(bào)ABC重要的有：
1. 商場(chǎng)重要情報(bào)。
2. 競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的動(dòng)態(tài)。
3. 當(dāng)日股市交易情形。
4. 產(chǎn)品原物料變動(dòng)。
5. 國內(nèi)外情勢(shì)分析。
6. 當(dāng)日重要經(jīng)濟(jì)社會(huì)新聞提要。
剪報(bào)整理要用特別工具，必須整齊劃一，注明來源，并且要將所收來的簡(jiǎn)報(bào)分類分析，剪報(bào)要有空白處以便主管可以加以批示或者轉(zhuǎn)交相關(guān)單位處理。
(圖 :書泉出版社 提供)
檔案的分類方法
(一) 性質(zhì)分類法
又稱標(biāo)題分類法或科目分類法，即依照業(yè)務(wù)性質(zhì)或組織部門分類，如依人事、財(cái)務(wù)、行銷、企劃等部門或性質(zhì)分類，此一分類法較適用于組織或業(yè)務(wù)龐大的公司，優(yōu)點(diǎn)為檔案簡(jiǎn)明清楚。
(二) 字母順序分類法
系將歸檔文件以所屬單位名稱或負(fù)責(zé)人之姓名，根據(jù)英文字母先后順序排列，歸入適當(dāng)?shù)臋n案夾。此一分類ABC直接也ABC簡(jiǎn)單，快捷方便。
(三) 筆劃順序分類法
以中文字的筆劃數(shù)處理的分類方式，依單位名稱的ABC個(gè)字或負(fù)責(zé)人姓氏筆劃順序歸檔。
(四) 地理分類法
以顧客的所在地為基準(zhǔn)，依地域位置，同一洲、、省、市的資料集中歸檔。可依由北到南的順序分類，適用于大企業(yè)在各地的分公司資料，依地理位置順序歸檔。
(五) 號(hào)碼分類法
號(hào)碼分類法是在文件分類后，編上號(hào)碼，再依其號(hào)碼予以歸檔，使用時(shí)只需查看目錄上的號(hào)碼，再根據(jù)號(hào)碼調(diào)閱文件資料即可。
有做檔案管理編號(hào)的企業(yè)，可以有效應(yīng)用此法；另外，醫(yī)療院所之病歷資料管理，或顧客類別為一般消費(fèi)者，可采身分證號(hào)碼、電話號(hào)碼為代碼之資料保存方式；如果交易對(duì)象為法人之顧客，亦也運(yùn)用該公司的統(tǒng)一編號(hào)為歸檔依據(jù)。
(六) 時(shí)間分類法
是指不論文件的性質(zhì)及類別，僅依交易日期、發(fā)信日期或收件日期的時(shí)間順序存放。
(七) 顏色管理分類法
大都使用于公司成立資料中心時(shí)，因檔案數(shù)量眾多，利用檔案夾本身顏色來區(qū)分類別，如人事部使用綠色檔案夾，財(cái)務(wù)部使用黃色檔案夾，貿(mào)易部使用藍(lán)色，其次可再于檔案夾加上色標(biāo)來標(biāo)示。
小朋友因?yàn)榭床欢淖郑允褂梅?hào)，或者是大眾熟悉的符號(hào)，像是衛(wèi)生間就用不著寫上“廁所”這些字樣了。@(待續(xù))
摘編自 《秘書養(yǎng)成術(shù)》 書泉出版社 提供
