你也需要使用一些方法來追蹤約會。你可以使用紙本的記事簿,也可以使用Outlook軟體,還可以使用ABC新、ABC時尚的電子管理設(shè)備――你的手機;上時間管理課程時發(fā)送給你的檔案夾也可以用,或者用假日時從各種推銷員手上得到的贈品――可以放進你的上衣口袋里的小記事本。
我女兒每到耶誕節(jié)都會送我某一品牌(Far Side)的記事簿,因此我曾經(jīng)使用過它。之后發(fā)現(xiàn)有些人也需要知道我的日程安排,所以我改用Excel軟體來記事,如此就可以把檔案用電子郵件發(fā)給他們。
使用你之前做好的清單和記事簿來追蹤會議,就擁有了有效時間管理的所有必備工具。
如何對付“小事情”
有一位女士是本書案例學(xué)習(xí)中的當(dāng)事人,在與我合作的初期,她說:“平常我的做法是列出一份龐大的清單,挑出每天必須做的事情,并先做那些自己覺得可以迅速完成的事。
但是它們占用的時間常比我預(yù)估得要長,因此我就沒辦法去做重要的事了?!彼终劦剑骸拔疫€發(fā)現(xiàn)一天之內(nèi)通常會冒出五、六件新的事情來,我覺得馬上處理掉它們會更容易些。但事后想一想,是不是應(yīng)該把它們列入清單,先做我覺得重要的事情呢?”
大多數(shù)人都遇到過她所描述的情況,“其他事情”、“小事情”、“瑣事”、“我覺得很快就可以完成的事”常常都會出現(xiàn)。
我們決定先把這種事情處理完畢,就可以把時間放在真正重要的事情上了,然而不幸的是,雖然很多傳統(tǒng)的時間管理書籍和體系都贊成這樣的作法,它卻是錯誤的。
我又再強調(diào)這一點,是因為很多人都把“時間管理”和“jixian時間管理”這兩個不同的概念混淆了。
舉例來說,現(xiàn)在市面上有一本很有名的時間管理書籍――大衛(wèi)?艾倫(David Allen)撰寫的《盡管去做:無壓力工作的藝術(shù)》(Getting Things Done)。
在這本書中,作者談到了“兩分鐘原則”。這個原則是說,如果你可以在兩分鐘內(nèi)把一件事完成,那你就應(yīng)該去做這件事,把這件事先處理完畢。
如果你只是想成為一臺gaoxiao率的機器,這個辦法就太好了,因為這可以提稿你的效率,增加你的產(chǎn)出。
但是如果你想做到事半功倍,真正擁有時間管理的智慧,也就是說你想要不做某些事情,“兩分鐘原則”就沒有用了。
因為依照“兩分鐘原則”來做事,你會完成一大堆瑣事,而且花費掉許多寶貴、無可替代的時間。所以請忘掉“兩分鐘原則”吧,我們還是來看看如何處理上面談到的情況。
1.如果你有一連串的瑣事要做,你應(yīng)該首先自問:“其中哪些事(如果有的話)是真的需要今天完成的?”這里仍是使用ABCD標準來做分類。
2.就像前面提到的案例當(dāng)事人的情況一樣,一天當(dāng)中會不可避免地冒出其它必須完成的事情,也就是A類事項。
因此你要在一天當(dāng)中設(shè)定一個時間來完成所有的A類事項。這就意味著,你會有一個計劃好的時間來完成所有已知的A類事項以及當(dāng)天中不可避免冒出來的A類事項。
但要注意:不是所有在當(dāng)天冒出的事項都屬于A類。如果不屬于A類就不要去做。你可以使用前面一節(jié)中討論過的技術(shù),來估算你需要多長的時間以完成這些意料之外的A類事項。@(待續(xù))
摘編自 《其實你做太多了!實踐3守則,讓你周休三日也能使命必達》 臉譜出版社 提供