經(jīng)營(yíng)齊詢常用的方法之一是“in - box out - box analysis”， 該方法對(duì)發(fā)給負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)的干部和管理人員的公司內(nèi)部文件 (in-box)及他們發(fā)往公司內(nèi)部的文件（mit-box)的內(nèi)容、收 件人等進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆治觯╝nalysis)。
經(jīng)營(yíng)齊詢常用的方法之一是“in - box out - box analysis”， 該方法對(duì)發(fā)給負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)的干部和管理人員的公司內(nèi)部文件 (in-box)及他們發(fā)往公司內(nèi)部的文件（mit-box)的內(nèi)容、收 件人等進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆治觯╝nalysis)。該工作持續(xù)一周左右，便能
夠清楚地了解到有多少無(wú)用的文件在公司內(nèi)部流傳。
于是可用同樣的手法對(duì)過(guò)去一年里S己提出召開的會(huì)議及被 他人孖集而出席的會(huì)議的重要程度進(jìn)行檢查。
其重要程度分別用“◎”、“〇”、“▲”、“X”來(lái)表示D 對(duì)自己主持的會(huì)議，其判斷標(biāo)準(zhǔn)如下：
搖救公司和部門的危機(jī)，或給公司和部門帶來(lái)很大利益
的會(huì)議。
〇—決定項(xiàng)目的實(shí)施等，即做出某種決策的會(huì)議。
不做出決策但有利于共享信息和認(rèn)識(shí)等的會(huì)議。 x —既未做出決策又未實(shí)現(xiàn)信息和認(rèn)識(shí)等的共享的會(huì)議。 對(duì)因他人召集而出席的會(huì)議，其判斷標(biāo)準(zhǔn)如下：
自己與議案的內(nèi)容有直接關(guān)系，發(fā)言能夠?qū)Q策做出貢 獻(xiàn)的會(huì)議。
0—自己不是議案內(nèi)容的當(dāng)事者，但擁有獨(dú)到見(jiàn)解并闡述了 該意見(jiàn)的會(huì)議。
A—不是當(dāng)事者也沒(méi)有意見(jiàn)，但獲得了信息和認(rèn)識(shí)的會(huì)議。 X-在會(huì)議上一言不發(fā)，只聽他人議論，沒(méi)有因自己的參加 而造成影響的會(huì)議。
作為組織的成員之一，缺席他人召集的會(huì)議可不是一件簡(jiǎn)單 的事情。首先要力求做到自己不去召開那些“A”及“x”等 級(jí)的會(huì)議。
下面來(lái)分析會(huì)議的時(shí)間分配。
如果會(huì)議時(shí)間是1小時(shí)，那么ABC初的50分鐘用在會(huì)議主持 者對(duì)議案的說(shuō)明上，接下來(lái)是對(duì)議題的即席討論，這只有7~8 分鐘的時(shí)間，ABC后的2?3分鐘是做出結(jié)論。這是典型的日本式 會(huì)議的模式。
對(duì)議案的說(shuō)明要花費(fèi)會(huì)議時(shí)間的一大半，因此除了主持者以 外的成員均缺乏自己是參加會(huì)議主體的意識(shí)。此外，只用不到 10分鐘的時(shí)間是無(wú)法有效地進(jìn)行討論的，因此也不能得到圓滿 的結(jié)論。
那么為了確保有充分討論的時(shí)間，將會(huì)議時(shí)間延長(zhǎng)至2小 時(shí)，是否會(huì)收到良好的效果呢？若會(huì)議的討論時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)轉(zhuǎn) 到與議題無(wú)關(guān)的話題上，再回到會(huì)議的正題上，會(huì)議將出現(xiàn)失 控的局面。ABC后主持者只得說(shuō)，“這是如此重要的議案，日后 還要重新開會(huì)，以便慎重地得出結(jié)論”，于是在沒(méi)有得出結(jié)論 的狀態(tài)下結(jié)束了會(huì)議。若是這樣，無(wú)論開多少次會(huì)議都無(wú)法得 出結(jié)論o
根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，要在會(huì)議上通過(guò)反復(fù)討論而得出結(jié)論，做到 如下4點(diǎn)是至關(guān)重要的。
①會(huì)議時(shí)間為60分鐘Q
②在ABC初的30分鐘說(shuō)明議案背景等情況，以便加深與會(huì)者 的理解。
③接下來(lái)的20分鐘用來(lái)討論。
④利用ABC后的10分鐘做出結(jié)論，同時(shí)確認(rèn)下一次會(huì)議的召 開時(shí)間及議案。.
這是召開會(huì)議的黃金規(guī)則t其中ABC難實(shí)現(xiàn)的就是上述②的 “30分鐘的說(shuō)明”。
為了縮短說(shuō)明時(shí)間，曾經(jīng)嘗試過(guò)事先將資料發(fā)給與會(huì)者的方 法。會(huì)議主持者預(yù)先準(zhǔn)備好對(duì)議案的說(shuō)明及帶有預(yù)定結(jié)論的方向 性資料，在開會(huì)前發(fā)給與會(huì)者。這樣與會(huì)者就能事先通讀該資 料，把握住問(wèn)題點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上參加會(huì)議，一開始就能進(jìn)人實(shí)質(zhì) 性的討論。
但這種做法不會(huì)長(zhǎng)久，理由有如下3點(diǎn)：
①事先準(zhǔn)備并印制資料，還要分發(fā)給與會(huì)者，沒(méi)有充裕的時(shí)
間。
②當(dāng)存在有議題不明確等資料方面的問(wèn)題時(shí)，大家就要準(zhǔn)備 反駁的資料，這樣容易引起混亂，主持者無(wú)法按照預(yù)定程序引導(dǎo)
會(huì)議。
③資料流傳到不應(yīng)參加會(huì)議的公司職員的手中，無(wú)法通過(guò)事 先疏通的方式否決議案。
如果不能事先將資料發(fā)給與會(huì)者，可簡(jiǎn)化在會(huì)議當(dāng)天要發(fā)給 的資料，縮短說(shuō)明時(shí)間。在這一主意的啟發(fā)下，美國(guó)于20世紀(jì) 80年代開始提倡被稱為“一頁(yè)摘要”的準(zhǔn)備會(huì)議資料的技巧， 隨后在日本開始風(fēng)行起來(lái)。該提案者是美國(guó)的guoji大通信公 司-ITT的創(chuàng)始人Harold Geneen董事長(zhǎng)。
“一頁(yè)摘要”的特點(diǎn)正如其名所示，即在會(huì)議上討論所需的 要素——“主題”、“提案內(nèi)容”、“提案的背景”、“補(bǔ)充資料” 等都?xì)w納到一頁(yè)紙上。與會(huì)者閱讀在會(huì)場(chǎng)上發(fā)給的這一頁(yè)摘要，能夠在很短的時(shí)間內(nèi)了解會(huì)議的宗旨和論點(diǎn)。
但這種方法也有很大的弊病，即容易形成具有很強(qiáng)發(fā)言力 的與會(huì)者的獨(dú)斷磚行。這種“一頁(yè)摘要”方式的會(huì)議因?yàn)闆](méi)有 詳細(xì)的資料，所以能夠縮短說(shuō)明時(shí)間，但容易帶來(lái)另一種結(jié) 果，即無(wú)法進(jìn)行細(xì)致的討論。發(fā)言力的大小程度是決定因素， 即使是不正確的意見(jiàn)，其他的與會(huì)者也不能反駁。此外，只要 是一頁(yè)紙就行，而對(duì)紙的大小和字的大小及數(shù)量均無(wú)限制，結(jié) 果很多是流于形式而不解決問(wèn)題，因此我不提倡“一頁(yè)摘要” 的做法。
