整理．撰文 / 張玉琦  編輯 / 齊立文

每天上班，一坐到辦公桌前的ABC件事是什么？許多人的回答都是：打開電腦，點(diǎn)開e-mail，收信、回信。 

面對(duì)e-mail這個(gè)職場(chǎng)上ABC普遍使用的溝通工具，絕大多數(shù)人都用得順手順暢，因?yàn)橐獙懗鲆环庵形膃-mail，文筆好壞見仁見智，要達(dá)意并不難。 

如果突然要你寫一封英文e-mail呢？你可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己立即陷入這樣的窘境：光是查詢這個(gè)字、那個(gè)詞、這句話的英文要怎么說(shuō)，就讓你抓破頭、耗去了大半天的時(shí)間；寫完后，也不太確定自己寫的對(duì)不對(duì)，懷疑真的可以寄出去了嗎？ 

無(wú)論是中文、英文e-mail，目的都在于清楚溝通訊息，為什么換個(gè)語(yǔ)言，難度就立刻增加十倍、百倍？或許你直覺就會(huì)歸咎于自己「英文不好」，但是在你打算惡補(bǔ)文法、狂背單字之前，不妨先試試一個(gè)快速有效的方法，解決這個(gè)難題：參考範(fàn)本，複製貼上。 

首先，你或許已經(jīng)有一點(diǎn)英文e-mail的基礎(chǔ)了，因?yàn)殚_頭稱Dear或結(jié)尾語(yǔ)用Best Regards，你可能早就這樣用了。日本商務(wù)英語(yǔ)教學(xué)公司integral element總經(jīng)理井上由美子表示，英文e-mail的開頭和結(jié)尾部分，某種程度上都已經(jīng)是慣用的句型了，只要把這些句型記熟，寫出來(lái)的信就不會(huì)太離譜。 

其次，e-mail強(qiáng)調(diào)的是「溝通」，而非「文法的正確性」，所以主旨和內(nèi)容力求簡(jiǎn)潔易懂就好。一般常說(shuō)，英文e-mail的寫作原則可以濃縮成4個(gè)英文字：K.I.S.S.（Keep it short and simple），就是簡(jiǎn)單簡(jiǎn)短之意。 

簡(jiǎn)短的標(biāo)準(zhǔn)是什么？日本《Associ 》雜誌2014年4月號(hào)以「ABC派得上用場(chǎng)的英文」為題，訪問了常寫英文e-mail的經(jīng)理人。一是在英特爾（Intel）工作的平井友和。他在海外工作長(zhǎng)達(dá)10年，常和各種國(guó)籍的同事、客戶e-mail往返，培養(yǎng)出一套獨(dú)門的e-mail寫作技巧：如果想要對(duì)方讀信，ABC的方法就是把一封信拆成好幾封，「短到一封信只講一件事?！?nbsp;

平井與許多外籍工程師合作，他觀察，許多人常把冗長(zhǎng)信件留到一天的ABC后才讀，很短的信才會(huì)馬上讀。甚至有些人只讀ABC前面兩、三行，后面太長(zhǎng)就不讀了。磚門協(xié)助海外企業(yè)在日本行銷的森內(nèi)創(chuàng)則表示，英文e-mail的重點(diǎn)，就是明確傳達(dá)內(nèi)容。他把e-mail劃分為3類：詢問（ask）、請(qǐng)託（request）和提案（proposal），e-mail的主旨也以此開頭，讓收信者知道這封信的目的，和需要收信者做出什么行動(dòng)。 

雖然開頭和結(jié)尾不難，中間也不需要長(zhǎng)篇大論，但是我們?cè)趯懹⑽膃-mail時(shí)，仍不時(shí)感覺「卡卡的」、不確定這樣說(shuō)是否正確、難以拿捏輕鬆與正式的口吻。因此，寫英文e-mail，就算是簡(jiǎn)單的內(nèi)容，也要花上一番功夫構(gòu)思。 

調(diào)查公司Radicati的研究預(yù)估，2015年，每人每天平均將收發(fā)125封e-mail。如果你能快速掌握英文e-mail的寫作原則與常用結(jié)構(gòu)，回覆英文e-mail更有效率，試想能省下多少時(shí)間？ 

接下來(lái)將列舉出職場(chǎng)上ABC常見13個(gè)英文e-mail情境，包括人事異動(dòng)、報(bào)價(jià)詢價(jià)、詢問出貨進(jìn)度、向客戶請(qǐng)款等，提供實(shí)用的商務(wù)文書開頭和結(jié)尾語(yǔ)，加上簡(jiǎn)潔達(dá)意的正文與通用的替換句型，讓你面對(duì)各種情境，都能三行寫好英文e-mail。

1.簡(jiǎn)潔扼要：
避免長(zhǎng)篇大論，明確表達(dá)寫信主旨。不需要每次開頭都先問候?qū)Ψ?，只有在ABC次寫信的時(shí)候才需要自我介紹，以后則注意禮貌即可。剛開始，用字可以比較正式，以感謝對(duì)方開頭（Thank you for your interest in our product.感謝您對(duì)我們的商品感興趣），恭敬的語(yǔ)氣結(jié)尾（Please don t hesitate to contact us.請(qǐng)不吝與我們聯(lián)繫），之后再配合對(duì)方的用字遣詞，調(diào)整自己的語(yǔ)調(diào)。

2.署名附上聯(lián)絡(luò)資訊：
簡(jiǎn)單為上，只要附上自己的姓名、公司名稱（單位或部門）及電話就夠了。

3.收件人稱謂可正式、可輕鬆：
如果是客戶寫信給服務(wù)或商品窗口，可用輕鬆的稱謂（Hi Joanne）；如果是寫信給客戶，就要稍微正式一些，改以Dear等用語(yǔ)開頭。一般書信往來(lái)不必在收信人前面附上Mr.（先生）或Ms.（小姐）等稱謂。

4.標(biāo)題明確：
避免主旨語(yǔ)焉不詳，比如your order或information，都很容易被當(dāng)作垃圾郵件。ABC在標(biāo)題中提及自家公司和寄信目的，讓收件人看到標(biāo)題，就猜得到內(nèi)容。

5.條列複雜說(shuō)明：
同時(shí)提出好幾個(gè)問題，或說(shuō)明採(cǎi)購(gòu)項(xiàng)目時(shí)，可用條列分項(xiàng)說(shuō)明。若對(duì)方以條列方式來(lái)信，也要以條列方式回信。

6.考量收信者的時(shí)區(qū)：
設(shè)定寄信時(shí)間，ABC選在收件人上班時(shí)間的中午前寄到，提稿對(duì)方在當(dāng)天下午回信的機(jī)率。管理階層常有下班回家后繼續(xù)工作的習(xí)慣，有急事的時(shí)候，晚上9點(diǎn)到11點(diǎn)也是寄信的好時(shí)機(jī)。

7.寄出前再檢查一次：
寄出之前，請(qǐng)?jiān)贆z查一次內(nèi)容，包括有沒有哪里寫錯(cuò)、拼字拼錯(cuò)、主旨與收件人都寫對(duì)了嗎？因?yàn)閷?duì)方可能會(huì)以你的文筆，來(lái)判斷你的聰明才智。特別是與國(guó)外廠商業(yè)務(wù)往來(lái)時(shí)，對(duì)方通常只能藉由電話和e-mail來(lái)判斷你，絕不能敷衍了事。

8.說(shuō)明附檔內(nèi)容：
為避免收件人把你的e-mail誤認(rèn)為帶有電腦病毒的信件，若有附檔，務(wù)必說(shuō)明附檔內(nèi)容。如果分好幾封信寄出時(shí)，可在ABC封信先說(shuō)明你將會(huì)寄出附有檔案的信件。

資料來(lái)源：《全世界都在用的英文書信分類大全》，懶鬼子英日語(yǔ)出版；《英文E-mail拿來(lái)就用》，guoji學(xué)村出版；《Associ 》2014年4月號(hào)
(更多精彩內(nèi)容請(qǐng)見2014年12月號(hào)《經(jīng)理人月刊》「英文e-mail 三行搞定」。尊重智慧財(cái)產(chǎn)權(quán)，如需轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明資料來(lái)源：《經(jīng)理人月刊》第121期)
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