在工作時間，我們8分鐘會受到一次干擾，每次干擾5分鐘，所以每天有50-60次干擾，就有4小時的干擾時間......
圖片來源：[Hong Li] / gettyimages.com
日前受新竹教育大學(xué)教與學(xué)中心的邀請，前往講「時間管理」，這個議題對新鮮人非常有用，畢竟剛從稿中的壓迫時間，到了大學(xué)的放鬆時間，一下子沒人管你，自己如果自制力不強也會放蕩四年。
講到時間管理總是有那么一點點的弔詭，為什么呢？
因為管理xx時，你可以對xx增加、減少或消滅，而「時間」卻不行；有時可以對xx切割、整合、比較、儲存，甚至于排序，「時間」也不行。通通不行時，那么「時間管理」是不是騙人阿？有人反應(yīng)：聽某某人演講時間管理，照他的方法做，卻沒甚么效果；也看了幾本相關(guān)的書籍，結(jié)果也沒甚么改善。結(jié)論是「時間管理」是騙人的。
其實ABC點大家應(yīng)該知道，時間管理不是管理時間，而是整理思考、執(zhí)行任務(wù)、規(guī)劃未來。在你從頭看到這里時，已經(jīng)花了幾秒鐘的時間，這段時間不會再回來了，所以，也不能管理。任務(wù)來了，你就要去做，這個行動必須用到時間，而時間不會回復(fù)，因此，就要更加珍惜。
至于第二點是他一直想要找到更好的時間管理的辦法的關(guān)係，所以，尋尋覓覓之后，來到悽悽慘慘的地步，為什么呢？因為時間管理要用簡單方法，人們不耐複雜的操作，所以找到一個簡單方法，持續(xù)做，重複執(zhí)行，你會發(fā)現(xiàn)你做事的效率會改變很多。
一開始上課我總是要求他們分組，討論績效不佳與時間管理的辦法，他們答案是受到干擾與毅力的問題，這兩個確實是很嚴(yán)重的問題。毅力是沒有找到一個簡單的方法，持續(xù)做；而干擾是磚注力不夠，還有不懂得迴避外力的關(guān)係。
在工作時間，我們8分鐘會受到一次干擾，每次干擾5分鐘，所以每天有50-60次干擾，有4小時的干擾時間，ABC煩惱的是，80%都是無意義的，也就是3小時浪費掉了。你可以用這種方法改善：
告知他人，我只在某時段有空。在門前或桌子上或隔板上掛上「工作中」或「請勿打擾」。使用肢體語言，如只轉(zhuǎn)頭不轉(zhuǎn)身，手拿筆寫字或打電腦…等。利用結(jié)束用語，如我明天一早要交報告、我要打電話給顧客…等。還有一個重要因素，是他們沒有提到的-膨脹，也就是自以為時間很多。我們可以稱為「帕金森定律」，有人一封信可以寫10分鐘，也有人可以寫1小時，所以，我們會將工作自動膨脹，直到佔滿可用的時間為止。很可怕吧！
記錄任務(wù)很重要，一旦你看到你的清單上的任務(wù)長長一串，你就會漸漸打消還有很多時間的念頭。但是記錄工具非常多，包含紙類的筆記本、便利貼、萬用手冊或者電子式的PDA、手機、電腦、網(wǎng)路等等。沒有一個是ABC的，各有其優(yōu)缺點，所以，你應(yīng)該選擇一個「適合」你的簡單工具。
通常我會教他們利用小冊子來記錄，用使用過的A4紙即可。我的構(gòu)想是來自于PocketMod，攜帶方便、用法簡單就可以將你的任務(wù)依照標(biāo)籤列出來。
如果干擾與時間膨脹問題解決了，我相信你會多出一半的時間。接著就要思考我多出來的時間要做甚么有價值性的工作。
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擅長業(yè)務(wù)管理、銷售分析、時間管理、人脈管理等。曾任東吳大學(xué)講師、資策會講師、YWCA管理講師、青創(chuàng)總會講師、亞太教育訓(xùn)練網(wǎng)講師，著作《業(yè)務(wù)寶典-[銷售分析篇]》、《業(yè)務(wù)寶典-[風(fēng)險決策篇]》、《數(shù)位時間管理達人》等。
