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世界上公平的事,我們都只有24小時

發(fā)布時間: 2015-10-26 20:41      來源:拓展訓(xùn)練 http://zjstack.com        點擊數(shù):
幾年前,彼得.杜拉克做了一項調(diào)查。他詢問好幾百個的主管人員,問他們成功的大因素是什么。多的答案是:控制時間的能力。 圖片來源:[Jill Ferry Photography]/Getty Image 伯利恆鋼鐵公司的總裁查理.史瓦伯,之前也提過這樣的看法。他有一次和有名的管理顧問艾維.李碰面,李向史瓦伯推銷自己的服務(wù)。史瓦伯問他這樣的

幾年前,彼得.杜拉克做了一項調(diào)查。他詢問好幾百個的主管人員,問他們成功的ABC因素是什么。ABC多的答案是:控制時間的能力。

圖片來源:[Jill Ferry Photography]/Getty Image


伯利恆鋼鐵公司的總裁查理.史瓦伯,之前也提過這樣的看法。他有一次和有名的管理顧問艾維.李碰面,李向史瓦伯推銷自己的服務(wù)。史瓦伯問他這樣的服務(wù)有什么好處,李回答:「我們能告訴你如何管理得更好?!故吠卟f道:「我的職員知道如何管理。他們需要的不是管理知識,而是如何把知識化為行動。假如你能告訴我們?nèi)绾巫龅竭@點,我會在合理範圍內(nèi)付你所要的酬勞。」

李說:「我可以提供你一樣?xùn)|西,用來幫助你解決這個問題?!拐f著,便遞給史瓦伯一張空白紙,要史瓦伯把第二天準備完成的事項,寫下ABC重要的六項,并且按照重要性排列出來。他接著又說:「明天早上的ABC件事,便是由一號事項開始。ABC號事項做完畢,再開始二號事項,如此一直做下去,直到下班為止。假如你只做了一兩件事也不要緊,就是要把ABC重要的事先完成,其余的都可以等候辦理。如果你不能用這個方法做完這些事,你也不可能有其它辦法了。

而且,假如沒有這套系統(tǒng)的話,你甚至不知道什么是ABC重要的事。每天都照這個方法去做,直到你體認出這套系統(tǒng)的價值,然后再要你的工作人員也照著做。你可以想試多久便試多久,ABC后再依著你所認為的價值開一張支票給我?!?/p>

這席談話只不過花去了三十分鐘,幾個禮拜之后,史瓦伯開給李一張兩萬五千元的支票(這是在ABC次大戰(zhàn)之前),并附帶了一封信。信上面說,這是他學(xué)到的ABC有價值的一課。好幾年之后,史瓦伯還常常告訴別人,這套系統(tǒng)是伯利恆鋼鐵公司迅速成長的主要原因。

把每日的工作依照其重要性排列出來,至少可以先讓你完成ABC重要的事。其余的事項縱然不能夠如期完成,但總是不那么重要?;蛟S你可以把這些工作交待屬下去做。

現(xiàn)在有許多管理工具可以幫助人控制時間。像史瓦伯先生使用的清單、行事曆、備忘錄、活動記錄、時程表、日誌等等,都可以使你有限的時間得到較好的運用。但是,無論你把時間如何計劃好,總會有許多意想不到的事情發(fā)生、打斷、或佔用你原先計劃好的時間表。

這些妨礙是不可避免的。如:上司突然交給你一個新的計劃,要你馬上做;有位顧客突然打電話向你抱怨,你得仔細傾聽并隨時有所反應(yīng);有個員工跑來要求和你討論一些私事──像這類事件都會侵佔你的許多寶貴時間。

這些「時間強盜」都是外在強加進來的,ABC常碰到的大概就是電話了。由朋友、家人、或是討論公司外帶聊天的一些同事打來的電話,往往不知不覺便佔用你許多時間。我們可能不容易控制這些外來的干擾,卻可以在接聽這些電話的時候,把與公事無關(guān)的話題盡量長話短說,并提醒家人或朋友,除了緊急事件之外,不要在辦公時間打電話來。這樣可盡量減少時間的浪費。

另有些「時間強盜」是不必要的會議。許多公司的會議往往不是那么緊急或具有價值,有些甚至只是例行公事。我們也浪費許多時間處理文書和報告;還有一些不良溝通,不但浪費時間,也浪費精力。如果溝通的結(jié)果對方不能理解你的意思,則事后的重覆說明、解釋,也要費去不少時候。

除此之外,典型的「時間強盜」常常就發(fā)生在公司內(nèi)部──過長的午餐、咖啡休息時間、外人來訪等等,往往也佔去不少寶貴光陰。不過,這大部分都可以自行控制。你要盡量警覺,才不會讓時間不知不覺消失。

亞利桑納州「席德電視電器產(chǎn)品公司」的總裁愛德.達納森先生,為解決這種「時間強盜」的問題,而特地更改辦公地點。達納森先生的公司在兩年之內(nèi),員工由八人增加到五十五人,擴充速度相當(dāng)驚人。

達納森的辦公地點座落在ABC繁忙的一家店舖里,每天都有員工跑來要他處理一些日?,嵤?,很佔去不少寶貴時間。達納森后來便把辦公地點遷移到另一個地方,使自己能心無旁騖,磚心處理公事。 他并且訓(xùn)練各管理人員處理他自己的問題,結(jié)果:他自己的辦事效率提稿了百分之五十。

也許有許多浪費時間的情形,是出自工作者本身。由于不良的工作習(xí)慣──像拖延、怠惰,都使他們不能有效運用時間。要克服這種情形,必須當(dāng)事人有堅強的意志,否則,就需要磚家的諮商或協(xié)助。

有些浪費時間的習(xí)慣是可藉由訓(xùn)練加以克服。像缺少組織的方法、不懂得如何授權(quán)、不懂得傾聽別人的談話、不知道該如何鼓舞別人、不清楚自己的職責(zé)所在、或缺乏創(chuàng)造力等。本書的其它章節(jié)對這些技術(shù)問題都會詳加討論到。

總而言之,無論一個人如何懂得組織,總不免多多少少會浪費掉一些時間。我們很容易攤開雙手,無奈地表示沒有足夠時間可以把事情如期完成。但是,假如能把每天、每星期、甚至每個月的時間都仔細安排,并盡量減少那些佔用寶貴時間的種種因素,你和你的員工,必能把時間發(fā)揮ABC的效用。

※本文由網(wǎng)站「卡內(nèi)基訓(xùn)練」http://www.carnegie.com.tw/授權(quán)報導(dǎo),未經(jīng)同意禁止轉(zhuǎn)載。

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