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化繁為簡的美學:成功的檔案管理要素

發(fā)布時間: 2015-11-03 21:54      來源:拓展訓練 http://zjstack.com        點擊數(shù):
(一)熟悉主要歸檔的原則和方法 秘書在執(zhí)行文書檔案整理的過程當中,必須要熟悉自己單位里面對于歸檔的原則,特別是什么人歸到什么事情和什么地方,這些都是要能夠確切明白了解的。 舉例來說,是檔案管理制還是分儲制?是依照姓名法還是性質法來排列?哪些資料是開放性檔案,哪些是封閉性檔案?這些都是秘書在作業(yè)的

(一) 熟悉主要歸檔的原則和方法

秘書在執(zhí)行文書檔案整理的過程當中,必須要熟悉自己單位里面對于歸檔的原則,特別是什么人歸到什么事情和什么地方,這些都是要能夠確切明白了解的。

舉例來說,是zhongyang檔案管理制還是分儲制?是依照姓名法還是性質法來排列?哪些資料是開放性檔案,哪些是封閉性檔案?這些都是秘書在作業(yè)的時候需要事前了解的。

(二) 具備建檔的基本知識

秘書進入一家公司的時候,必須花幾天的功夫,先把以前所有舊檔案都仔細研讀一次,這樣才知道這個單位里面所發(fā)生的人事物都是些什么。

秘書應該花點時間前往圖書館或是圖書公司,仔細觀摩檔案管理的細節(jié),通常這些地方都是可以學習檔案管理的細節(jié),例如欄目、歸檔、借閱等等;還有需要前人指點,知道這家公司以前發(fā)生了什么事情,有哪些重要檔案需要特別注意。

(三) 要會整理卷宗

文書檔案有許多部分與公文程序有關,每天進出的公文要經過各種不同的手續(xù),簽請、批示、會文、歸檔等等,全套作業(yè)系統(tǒng)在不同的公司里面會有不同的方法。

秘書在整理卷宗的時候,要按照優(yōu)先順序排列,對于緊急需要批閱的應該加注說明,以明顯的方式讓主管能夠一目了然,很快就可以處理好ABC緊急的要項。

(四) 檔案工具的挑選應適用

檔案管理的成功與否,良好工具的使用占有很大的作用。所謂檔案管理工具,廣義的來說是指檔案柜、檔案架、檔案夾這類型態(tài)的東西,但是放置檔案的空間和地點,其實才是真正重要的因素。

還有細小的東西像是卷宗夾、卷宗架,甚至更小的吊架和回紋針等,都是檔案存放長久的時候,所可能產生問題的東西。

(五) 適用于公司的文化和作業(yè)方式

不同單位不同性質的檔案管理,會有很大的不同,例如建筑師事務所,必須使用很多的曬圖,這些巨大的圖畫要如何存檔,就與一般的文書檔案不同;又例如小朋友圖書館的書籍和教具,在整理起來和收存的時候,就需要比較不一樣的登錄方式,因為孩子可能看不懂文字,有些需要圖示來解說。

如果是工廠作業(yè)所產生的檔案,就與業(yè)務部門所產生不同,這些都是平時秘書可以注意和學習的地方。

電子檔案管理應該注意哪些要件?

在 3C(Computer, Communication and Consumer)的時代來臨的時候,大部分的傳統(tǒng)檔案已經被電子檔案所取代,電子檔案的優(yōu)點很多,在下面各節(jié)詳細敘述,但是在執(zhí)行電子檔案管理的時候,應該注意以下原則:

1. 完整性(integrity):指在電子檔案管理流程中,應確保儲存電子檔案之內容、詮釋資料及儲存結構之完整。

2. 真實性(authenticity):指可鑒別及確保電子檔案產生、搜集及修改過程的合法性。

3. 可及性(accessibility):指藉由電子檔案保存機制,配合法定保存年限,維持電子檔案及其管理系統(tǒng)之可供使用。

當資訊不斷以電子/數(shù)位形式這種新的媒體型態(tài)生產,檔案資源如何長久正確的保存?

如何將儲存于當代媒體、軟體及硬體的電子資源,不會因時間的消逝、技術的變遷、媒體品質的衰竭而長久保存到后世,是保存電子檔案ABC的挑戰(zhàn)。

電子檔案的優(yōu)點

1. 攜帶方便,節(jié)省空間:使用磁碟陣列、可讀寫光碟柜、唯讀光碟柜等稿容量儲存設備,節(jié)省檔案儲存空間。

2. 具有被檢索、即時性、安全性、完整性、經濟性及準確性等特質。

3. 跨越不同語言平臺與字形問題。

4. 可設定使用者權限,清楚依照個人或部門等方式,規(guī)劃分類使用者。

5. 資料能夠自動轉換、傳送。

6. 避免重復建檔,節(jié)省人工輸入,提稿作業(yè)效率、降低成本。

7. 查詢資料可顯示文字資料、影像資料或兩者同時顯示。

8. 查詢范圍涵蓋文件群組之各索引欄位,可全欄位中英文全文檢索;或利用全文搜索引擎功能取得關聯(lián)資料。

9. 文件內容可再編輯使用,查詢之文件可上、下翻頁瀏覽。

10. 影像資料可視需要調整顯示旋轉角度,依ABC適稿度ABC適寬度以不同大小比率顯示,可放大或縮小,以及調整色階效果。

11. 得以進行稽核:紀錄人員進出系統(tǒng),以及資料何時及被誰調閱等資料,并提供列印功能。

12. 制作及儲存保管成本低廉,可以在低保存成本下有效延長檔案壽命。

13. 可透由網(wǎng)際網(wǎng)路將文件檔案上傳,無地域限制:利用數(shù)位化的資訊傳輸速度快(而且傳輸速度有越來越快的趨勢)及不受時間、空間限制的網(wǎng)路優(yōu)點,任何使用人可以運用快速及便利的資訊工具獲取完整的檔案資訊。@(待續(xù))


摘編自 《秘書養(yǎng)成術》 書泉出版社 提供

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