就算使用了電腦，紙本文件還是有增無減的人，請(qǐng)想想看，自己是不是一直在做不必要的列印

例如用文書處理軟體完成了一篇文章，然后以電子郵件傳送完畢，這時(shí)候當(dāng)然沒必要把它列印出來。即使是對(duì)方寄來的郵件，如果看過之后就算處理完成，那么特地列印出來也只是徒增浪費(fèi)而已。

然而，也有人惟恐會(huì)弄亂了紙本的整理系統(tǒng)。他們認(rèn)為就是要列印成紙本，跟其他相關(guān)文件一起放進(jìn)檔案夾，否則就無法掌握整體情況。像是工作進(jìn)行狀況的紀(jì)錄，或是與對(duì)方往來的紀(jì)錄，都要全部收進(jìn)檔案夾才算有意義。

確實(shí)，把相關(guān)文件整合起來是整理術(shù)的重點(diǎn)之一。尤其是長(zhǎng)年以來都這么做的情況下，突然進(jìn)入電腦內(nèi)容與紙張檔案分開的狀態(tài)之中難免會(huì)感到不安，就像原本應(yīng)該是一捆的文件，分別放在辦公桌抽屜和另一個(gè)房間的書架上。

電腦要像紙本文件一樣做整理

像這樣感到不安的時(shí)候，把電腦內(nèi)容跟紙本文件做一樣的整理，也是一個(gè)好方法。降低對(duì)電腦的心理障礙之后，就不會(huì)覺得它是其他房間的書架，而是辦公桌抽屜的延伸。實(shí)際上，以收納的場(chǎng)所來看，無論是容量或使用的方便性，電腦都會(huì)比ABC接近自己的抽屜要ABC許多。

就算不列印成紙張歸檔，也應(yīng)該大概了解里面有哪些文件。若是忘記了這是什么時(shí)候送給對(duì)方的，或是什么時(shí)候收到的，那就沒辦法工作了。如果不去一一確認(rèn)紙本文件，只要在腦中做過整理，也可以掌握整體結(jié)構(gòu)。這么一想，就能接受不列印也沒關(guān)系的事實(shí)吧。

為了更進(jìn)一步消除不安，紙本文件的分類法一樣適用在電腦上，也就是讓檔案夾和資料夾的名稱一致，做相同的分類。這么一來，就可以毫無阻礙地從抽屜到電腦，或是從電腦到抽屜，尋找文件。不用切換思考模式，也可以用相同的方法找東西。

如果把文件收到有側(cè)背的紙本檔案夾里面，那么電腦里面也要做一個(gè)名稱相同的資料夾，再把符合的文書檔案收到資料夾里面。對(duì)于會(huì)電腦基本操作的人來說，制作新資料夾或是移動(dòng)檔案，應(yīng)該是很簡(jiǎn)單的動(dòng)作。如果不懂，就請(qǐng)教使用相同軟體的同事吧。

使用資料夾做容易了解的整理
相關(guān)文件分置于好幾個(gè)透明文件夾的時(shí)候，首先要在電腦中建立一個(gè)資料夾，鍵入代表大略分類的名稱。

像是磚案名稱、經(jīng)手商品名稱等等，使用常用的名稱就好。
接著在這個(gè)資料夾里面建立一些子資料夾，這些子資料夾就相當(dāng)于透明文件夾等紙本的檔案夾。

每一個(gè)子資料夾，要鍵入跟透明文件夾一樣的名稱，里面分別儲(chǔ)存相對(duì)應(yīng)的檔案。這么一來，就成了大資料夾里面，收藏了小分類文件的狀態(tài)。

因?yàn)闄n案跟資料夾很容易搞混，所以在這里稍微提醒一下，電腦里面的資料群叫做檔案（file），而收藏許多檔案的叫做資料夾（folder）。

只要制作一份文書，就會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生一個(gè)檔案，而文件也分別會(huì)成為一個(gè)個(gè)檔案。把這些檔案放入資料夾做分類，就是ABC基本的整理方法了。@
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為什么紙本文件有增無減呢？
為什么紙本文件有增無減呢？

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說明書　法規(guī)條例　業(yè)務(wù)研習(xí)　財(cái)務(wù)報(bào)表　系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)
還是用紙本保管比較安心！
全部印成紙張來整理，只會(huì)占空間。

資料夾與文件做相同整理

資料夾與文件做相同整理
業(yè)務(wù)研習(xí)
新人研習(xí)　主任研習(xí)　所長(zhǎng)研習(xí)　2006年資料　2005年資料

A公司資料
4月會(huì)議　5月會(huì)議　6月會(huì)議　財(cái)務(wù)報(bào)表　銷售成績(jī)
建立跟紙本檔案夾相同名稱的資料夾來做整理。
這么一來就好懂多了！

摘自 《史上ABC強(qiáng)整理術(shù)》 商周出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)