2003年．ｅ化管理者抓到工作重點(diǎn)了嗎？

(文．陳致瑋/執(zhí)行副總）

今天無論是任何形式、任何規(guī)模的公司，都一定有資訊設(shè)備和資訊系統(tǒng)。公司的經(jīng)營(yíng)，也逐漸朝ｅ化的腳步邁進(jìn)。根據(jù)2002年官方公布的研究報(bào)告顯示，臺(tái)灣已經(jīng)儼然是亞洲各國(guó)中，ｅ化程度名列前三名的。

換句話說，除了個(gè)人之外，每家公司幾乎都已經(jīng)採(cǎi)用ｅ化方式作業(yè)。

既然公司已經(jīng)充分的導(dǎo)入ｅ化設(shè)備，相對(duì)的也就必須開始著眼于ｅ化的各項(xiàng)管理。就筆者建構(gòu)和輔導(dǎo)企業(yè)ｅ化的經(jīng)驗(yàn)來說，每當(dāng)筆者到任何一家公司去進(jìn)行輔導(dǎo)評(píng)估時(shí)，一定先看公司是否設(shè)有IT或是ｅ化管理師的職務(wù)功能。管理師的職務(wù)功能并不一定要由磚責(zé)人員來負(fù)責(zé)，視公司的實(shí)際需要而定，不過大多數(shù)的案例都是由公司現(xiàn)有的員工兼任之。

ｅ化管理師所要負(fù)責(zé)推動(dòng)以及管理的工作重點(diǎn)，筆者將之整理成五大項(xiàng)目，針對(duì)臺(tái)灣的企業(yè)給予建議和輔導(dǎo)。無論您的企業(yè)規(guī)模大小，這五大領(lǐng)域都是必要的因素。

ｅ化管理師的五大管理重點(diǎn)：

• è©•(píng)估企業(yè)ABC合適的資訊軟硬體
• 協(xié)助企業(yè)作好IT風(fÄ“ng)險(xiÇŽn)管理
• 協(xié)助排除企業(yè)çš„IT障礙
• 協(xié)助企業(yè)進(jìn)行資訊備份
• 協(xié)助老闆評(píng)估實(shí)際使用需求，不須一味滿足使用者的需求

ｅ化管理師必須協(xié)助企業(yè)評(píng)估企業(yè)ABC適合使用的資訊軟體、硬體，協(xié)助企業(yè)在軟硬體的採(cǎi)購(gòu)決策上給予建議，并且于必要的時(shí)候，深入了解軟體特性，甚至學(xué)習(xí)。

這方面的工作重點(diǎn)在于降低公司的資訊設(shè)備採(cǎi)購(gòu)金額，并且讓企業(yè)充分掌握TCO（Total Cost of Ownership），也就是所謂的軟體所有權(quán)，減少公司的維護(hù)成本和合約限制。

ｅ化管理師還需要替企業(yè)作好必要的風(fēng)險(xiǎn)管理。所謂的風(fēng)險(xiǎn)管理也就是資訊軟體的安全防護(hù)，這方面包括病毒防務(wù)、駭客防務(wù)、檔案?jìng)浞莸荣Y訊面的弱點(diǎn)管理。

企業(yè)的資訊內(nèi)容，是除了人才之外，另一重要的資產(chǎn)。因?yàn)?，那是無數(shù)人，花了無數(shù)時(shí)間所產(chǎn)生出來的知識(shí)價(jià)值，因此ｅ化管理師必須保證這些珍貴的資訊無虞，必須盡全力保護(hù)資訊內(nèi)容，如同保護(hù)公司的ABC人才一樣。

另外，ｅ化管理師的工作就是協(xié)助企業(yè)的各個(gè)階層，各個(gè)部門的使用者使用和維護(hù)資訊設(shè)備。當(dāng)然，也會(huì)從中遭遇諸多的障礙和問題。因此，管理師的工作除了解決問題，擔(dān)任救火員之外，還需要懂得如何將問題防範(fàn)于未然，否則一整天都在撲火、滅火，哪里還有時(shí)間從事其他的工作，規(guī)劃其他的工作？

ABC后，ｅ化管理師必須擔(dān)任經(jīng)營(yíng)決策團(tuán)隊(duì)與執(zhí)行管理團(tuán)隊(duì)的溝通橋樑。

管理師必須了解經(jīng)營(yíng)者的需求，然后將公司的需求和實(shí)際執(zhí)行的實(shí)際團(tuán)隊(duì)的應(yīng)用狀況做整合，找到合理的切入點(diǎn)，運(yùn)用資訊設(shè)備達(dá)成公司的目標(biāo)。此外，使用者也相對(duì)會(huì)提出一些改善的建議，乃至于提出ｅ化系統(tǒng)的採(cǎi)購(gòu)需求，但是ｅ化管理師就必須評(píng)估使用者的實(shí)際需求和公司的投資效益。

會(huì)發(fā)現(xiàn)有時(shí)候，使用者只是因?yàn)槁犝f或者是趕流行而提出採(cǎi)購(gòu)的需求，但是所採(cǎi)購(gòu)的設(shè)備，并不能夠直接回應(yīng)他個(gè)人的問題，或者是提稿工作效益。因此ｅ化管理師的責(zé)任就在于協(xié)助經(jīng)營(yíng)者評(píng)估，并且提出客觀的分析因素來評(píng)估各項(xiàng)採(cǎi)購(gòu)案，以避免不必要的投資和浪費(fèi)。