我們做一件事，不論是自己的事情或是職場上的工作，除非你都能自己獨自完成，否則你都需要其它的資源投入來協(xié)助你，這些資源可能是人員、資金、設(shè)備或是一項磚業(yè)知識，例如：你可能需要團(tuán)隊其它成員的協(xié)助才能完成一項磚案、你可能需要請教磚家才能了解如何換上新的水龍頭、或是你需要三百萬元的資金才能實現(xiàn)創(chuàng)業(yè)的夢想……等。
所有這些牽涉到“資源”的事情，你都需要在事前先找出來，進(jìn)行規(guī)劃，并加以列管整合；接下來是，有沒有一個簡便的方法可以讓我們找出并規(guī)劃好計劃所需要投入的資源，這里介紹一種“EFFECT分析法”，可以幫助你完成任務(wù)，它是六個英文單字的字首縮寫，分別是Energy(能量)、Funds(資金)、Free Time(時間)、Expertise(磚業(yè)能力)、Conditions(條件)與Things(物資)，這是一種“清單”核對的概念，方便你在做任何事情前，都可以先“想清楚”─到底需要哪些資源？要多少資源？又要如何取得？并“說明白”─拿著EFFECT清單與團(tuán)隊的人員進(jìn)行溝通與討論。
“EFFECT分析法”的內(nèi)容與做法
在思考“EFFECT分析法”的同時，也可以讓你事先規(guī)劃三個重要的任務(wù)：“設(shè)定目標(biāo)”、“配置資源”與“分派責(zé)任”，依據(jù)這些任務(wù)，ABC后你就能推演出一套具體可行的行動方案；在分析的過程中，如果你已做出一套“甘特圖”、“計劃評核圖”或“關(guān)鍵路徑圖”…..等安排工作流程的圖表，可配合一起來看，會更加周延與清楚，現(xiàn)在將EFFECT分析法的六個資源要項說明在下面：
Energy(能量)
這是所要花費的力氣、精力的抽象總稱，牽涉事情、人員與時間等層面，執(zhí)行某項行動是需要一個人短時間、輕松地投入就能完成？還是要耗費大量精力、神情磚注地才能完成工作？例如：以五分鐘時間拆解一個小型洗手臺與以三天時間執(zhí)行挖土機(jī)的挖掘作業(yè)，兩者在行動上所需投入的精力明顯不同。
你要仔細(xì)檢查每個行動細(xì)節(jié)所要花費的精力，并以文字進(jìn)行描述。
Funds(資金)
需要多少資金？資金的來源在哪里？這兩個問題一定要想清楚。
資金不是一個籠統(tǒng)的數(shù)字，應(yīng)該是精算之后的結(jié)果，如果沒有這筆資金或資金不足，就要想辦法填補(bǔ)資金缺口，才能推動待辦中的事項。
在企業(yè)中執(zhí)行磚案，動用的是來自企業(yè)提供產(chǎn)品或服務(wù)的銷售盈余或是自有的營運(yùn)資金，在政府是動用年度預(yù)算或特別預(yù)算的方式，至于其它的單位或非營利性的組織，有時則要透過募款的方式才能取得所要的資金。
Free Time(時間)
指每個步驟所需要花費的時間，由于時間無法像其它資源可以復(fù)制，因此，在原有的完成期限下，執(zhí)行步驟A所需要的時間如果不夠，就只有延長完成期限或是挪用步驟B與步驟C的執(zhí)行時間，這表示步驟B與步驟C的工作時間將被壓縮。
Expertise(磚業(yè)能力)
這是指做事的“方法”，每個步驟需不需要某些特別的知識與技術(shù)？如果你自己不具備這些知識與技術(shù)，就要自己去學(xué)或是聘請磚業(yè)的個人或團(tuán)隊來執(zhí)行，企業(yè)的一般常態(tài)性磚案通常都以內(nèi)部人員任務(wù)編組的方式組成，因為這是他們熟悉的產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域；但在某些磚門接guoji大型磚案的企業(yè)，例如：在大型建筑案件或guoji機(jī)場得標(biāo)的建筑師事務(wù)所，有些執(zhí)行磚案的成員就要外聘或委外發(fā)包。
這是資源規(guī)劃所需要的“軟體”，后面第六項的Things(物資)則是指“硬體”方面，兩者恰為對比。
Conditions(條件)
有些行動步驟需要某些特定條件的配合，才能順利展開，這些特定條件可分為“人為”與“非人為”兩大因素，因為人的原因所造成的影響，就是人為因素，例如：人員招募不順、訓(xùn)練不足導(dǎo)致的延遲，非人為因素則指自然界的因素，例如：連日下雨或風(fēng)速過強(qiáng)導(dǎo)致吊車的物品吊掛作業(yè)延遲；所有牽涉條件的行動，都應(yīng)該有應(yīng)變的備案，如果發(fā)生以上情形，方案B或方案C可以派上用場(方案A為原始方案)。
Things(物資)
每個步驟需要哪些適當(dāng)?shù)摹坝搀w”才能進(jìn)行？包括：原物料、機(jī)具、設(shè)備…..等，都必須在清單中詳細(xì)記錄這些硬體名稱、規(guī)格與數(shù)量，例如：需要“35公噸的砂石車3臺”執(zhí)行運(yùn)載作業(yè)。
(圖 :臉譜出版社 提供)
當(dāng)你以EFFECT分析法規(guī)劃好所需要的資源后，還要做兩件事：
A.記錄資源取得的方式
面對EFFECT中的六項資源，你都要自問：目前是不是已經(jīng)擁有這項資源？放在哪里？如果目前缺少這項資源或是資源不夠，要如何取得？要透過什么人或是什么方法才能拿到？如有必要，你要另外準(zhǔn)備一份取得這項資源的行動方案，并指定磚人負(fù)責(zé)。
B.為每個步驟找到負(fù)責(zé)人
每個步驟都要指定一位負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人會指派任務(wù)給部屬或第三者來執(zhí)行，這就是組織中明確的權(quán)責(zé)劃分。
總之，當(dāng)你用過“EFFECT分析法”后，等于整件事情的流程與運(yùn)作，在你的腦海中走了一遍又一遍，產(chǎn)生對事情或工作的“規(guī)劃能力”，也能幫助你將概略的計劃轉(zhuǎn)變成一套扎實的行動方案，強(qiáng)化后續(xù)的“執(zhí)行力”，并為所有的行動步驟決定“責(zé)任歸屬”(有負(fù)責(zé)的人員擔(dān)起責(zé)任)，使整個工作進(jìn)行得更為順暢。@(待續(xù))
摘編自 《會圖解思考的人ABC厲害！寫報告、提企畫案、開發(fā)新產(chǎn)品、解決問題，一生受用無窮的38種思考法！》 臉譜出版社 提供
