前面所提到的“艾森豪原則”是依事情的重要性與急迫程度來(lái)排定事情的優(yōu)先處理順序，這里介紹另一個(gè)方法，可以將還沒(méi)完成的工作(待辦事項(xiàng))進(jìn)行管理，就是“GTD法則”，它是Getting Things Done三個(gè)英文字的字首縮寫，由美國(guó)的個(gè)人生產(chǎn)力磚家大衛(wèi)?艾倫(David Allen)所提出的一套釋放自我壓力的時(shí)間管理方法。
相信大家都有類似的經(jīng)驗(yàn)，工作一件接著一件到來(lái)，似乎永遠(yuǎn)有做不完的工作，雖然已經(jīng)處理掉一些工作(out)，但是還未處理的工作(in)卻不動(dòng)如山，甚至還一直在增加當(dāng)中，造成心里很大的壓力，而腦海中也一直有現(xiàn)有工作做到哪里的焦慮，這就是未完成的工作與工作處理當(dāng)中的“雙重夾殺”效應(yīng)，會(huì)讓一個(gè)人被工作追著跑，迷失在工作之海中。
“GTD法則”的做法
要解決這些問(wèn)題，進(jìn)而舒緩自己的壓力，“GTD法則”就可以派上用場(chǎng)，讓你可以掌控自己的工作，運(yùn)用四個(gè)流程來(lái)判斷工作的性質(zhì)與歸屬，做法如下：
收集與整理
將所有尚未完成的工作項(xiàng)目全部列出來(lái)，做成一張“工作清單”。
過(guò)濾
這是進(jìn)入GTD漏斗的階段，將“工作清單”進(jìn)行過(guò)濾的程序，流程中共有五個(gè)判定Yes或No的節(jié)點(diǎn)，依此路徑走完后，就能得到工作“必須在今天立即處理”、“委派他人來(lái)做”或“列入進(jìn)度追蹤”等三種情況，其中，必須在今天立即處理的工作屬于“有必要完成”、“不復(fù)雜”、“無(wú)法短時(shí)間內(nèi)處理完畢”、“必須自己來(lái)做”與“無(wú)法排在后天處理”等五個(gè)同時(shí)成立的要件；另一方面，如果工作屬于可短時(shí)間內(nèi)處理完畢，你應(yīng)該在現(xiàn)在的當(dāng)下馬上進(jìn)行處理。
過(guò)濾后的第二輪工作清單就是你今天應(yīng)該執(zhí)行的工作項(xiàng)目，你要立即開始處理這些工作。
回顧與檢討
至少每周一次，你要重復(fù)運(yùn)用GTD的工作過(guò)濾系統(tǒng)來(lái)管理工作清單，一方面檢討上周執(zhí)行的狀況，更新原有的工作清單；另一方面，了解你目前的情況，利用頭腦ABC清醒的時(shí)刻處理一些較為棘手復(fù)雜的問(wèn)題。
經(jīng)過(guò)這樣的運(yùn)用后，相信你的壓力悶鍋應(yīng)該會(huì)逐漸獲得改善，讓大腦有一段恢復(fù)與喘息的空間，到時(shí)你的點(diǎn)子與創(chuàng)意可能就會(huì)源源而來(lái)。
(圖 :臉譜出版社 提供)
◎聯(lián)想─與“艾森豪矩陣”的關(guān)聯(lián)
如果你運(yùn)用“艾森豪矩陣”對(duì)工作進(jìn)行分類后的結(jié)果，發(fā)現(xiàn)需要立即處理的“重要且急迫”的工作還是太多，建議你再用“GTD法則”過(guò)濾一次，就可以挑出重點(diǎn)工作立即執(zhí)行，并減少需要立即處理的工作量。@(待續(xù))
摘編自 《會(huì)圖解思考的人ABC厲害！寫報(bào)告、提企畫案、開發(fā)新產(chǎn)品、解決問(wèn)題，一生受用無(wú)窮的38種思考法！》 臉譜出版社 提供
