秘書日常ABC不喜歡執(zhí)行的業(yè)務(wù)之一，可能就是檔案管理了。依照秘書的說法，就是在整理垃圾。

事實(shí)上這種觀念是不對(duì)的，檔案的確是使用過的公務(wù)資料，但是不是沒有用的垃圾。

所謂“檔案”，根據(jù)美國檔案人員學(xué)會(huì)（Society of American Archivists，簡稱 SAA）出版的辭典《A Glossary for Archivists, Manuscript Curators, and Records Managers》的定義，是指“由某人或某機(jī)構(gòu)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生或接收的文件，并因其具有持續(xù)性之價(jià)值，而被匯集與保存；傳統(tǒng)上，該詞指的是較狹義的說法，是指具有持續(xù)性價(jià)值的非現(xiàn)行文書?！?p>由此可知，檔案的產(chǎn)生機(jī)構(gòu)，包含各公私機(jī)構(gòu)與個(gè)人或家庭等單位；商業(yè)檔案的前身，即是商業(yè)文件，而商業(yè)文件的產(chǎn)生，則是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)中，按照一定的程序和要求形成的原始紀(jì)錄。

公司的企業(yè)活動(dòng)，可從兩個(gè)方向來歸納：縱向與橫向。

從縱向的企業(yè)發(fā)展來看，企業(yè)的創(chuàng)立、內(nèi)部組織的調(diào)整、公司的營運(yùn)、解散、破產(chǎn)或并購等階段，都會(huì)有重要的文件形成；而從橫向的企業(yè)活動(dòng)領(lǐng)域來看，企業(yè)的研發(fā)、生產(chǎn)、決策、行銷、日常管理、客戶服務(wù)、財(cái)務(wù)和人事等業(yè)務(wù)亦都有相應(yīng)的文件產(chǎn)生。

這些文件，基本上都與一個(gè)公司的經(jīng)營管理，有著密不可分的關(guān)系。商業(yè)檔案不僅來源分散，其種類也是多樣化的。

大部分的，對(duì)于商業(yè)檔案之管理，都沒有法令的限制。除了對(duì)于會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證有保存年限之規(guī)定外，在商業(yè)檔案之其他方面則很少有相關(guān)之法令規(guī)范。

由此可知，檔案管理的形成，往往是秘書在日常工作中，日積月累的心得而已，許多公司連ABC簡單的檔案管理辦法，都不曾頒布過。

但是這些公務(wù)紀(jì)錄對(duì)于公司而言，確實(shí)是具有相對(duì)的重要性和價(jià)值，公務(wù)紀(jì)錄不僅是歷史文件，而且還是：

1. 處理行政業(yè)務(wù)的紀(jì)錄。

2. 公務(wù)之查考及研究。

3. 法律上之憑證。

4. 史料的來源。

5. 工作成績的表現(xiàn)。

管理學(xué)家謝倫伯格（Schllenberg）認(rèn)為，檔案具有主要價(jià)值與次要價(jià)值；而商業(yè)檔案，既是檔案的一種，因此亦具有同樣之價(jià)值與功能，其內(nèi)容如下：

(一) 主要價(jià)值

1. 行政價(jià)值：用以支援檔案產(chǎn)生者持續(xù)進(jìn)行、每日例行的行政事務(wù)的價(jià)值，如人事檔案、行銷檔案等皆可供主管人員在行政及管理決策上之參考，并可提稿工作效率。

2. 法律價(jià)值：單位的法律職責(zé)及保障法律權(quán)利的價(jià)值。

3. 財(cái)務(wù)價(jià)值：用以建立某單位的財(cái)務(wù)責(zé)任與可信度的價(jià)值，可藉此作為公共關(guān)系之建立，如上市公司財(cái)務(wù)報(bào)表公開。

(二) 次要價(jià)值

這是指證據(jù)價(jià)值與資訊價(jià)值，也就是有關(guān)該機(jī)構(gòu)的組織與功能之證據(jù)及檔案內(nèi)容所提供之資訊價(jià)值。此種次要價(jià)值，可提供作為歷史研究及社會(huì)經(jīng)濟(jì)研究之依據(jù)。

商業(yè)檔案具有時(shí)效性和擴(kuò)展性的功能，現(xiàn)在有用的檔案，隨著時(shí)間的推移，將來有可能無所用處；而現(xiàn)在尚未用上的檔案，將來則有可能有用。

在現(xiàn)今競(jìng)爭激烈的企業(yè)環(huán)境下，企業(yè)的外界環(huán)境和生存條件變化速度、幅度都非常之大，因此，判斷檔案的價(jià)值與作用時(shí)，要有發(fā)展的眼光，既要看到當(dāng)前的作用，亦要預(yù)估未來的需要。哪些資料需要被管理？

對(duì)于秘書日常的工作范圍而言，要管理的各種公務(wù)檔案非常多，不僅僅是文書檔案而已，事實(shí)上還包括有下列各種資料，例如：

1. 各種命令及手令。

2. 計(jì)劃方案與法規(guī)。

3. 收發(fā)文稿及附件。

4. 冊(cè)簿表件。

5. 印鑒及設(shè)計(jì)圖案。

6. 契約副本及印刷品樣本。

7. 會(huì)議議程及紀(jì)錄。

8. 證章及通行證。

9. 史料文物。

可以說只要是發(fā)生過的任何實(shí)質(zhì)的歷史資料，都在秘書的管理范圍之內(nèi)，這些東西小自辦公室的書報(bào)雜志，大至董事會(huì)的報(bào)告和財(cái)務(wù)稅務(wù)報(bào)表，無一不是透過秘書加以分類整理；所以秘書常常會(huì)對(duì)于這些瑣碎無比的東西，感到很心煩。

但是事實(shí)上，只要花一點(diǎn)心思，找到合適的工具和分類的方法，就不難達(dá)到管理妥善的目的。@(待續(xù))

摘編自 《秘書養(yǎng)成術(shù)》 書泉出版社 提供