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區(qū)分“商務約會”和“作業(yè)”兩大類別

發(fā)布時間: 2015-11-04 21:56      來源:拓展訓練 http://zjstack.com        點擊數(shù):
在安排每天的“預定計劃”時,你有沒有清楚地區(qū)分“商務約會”和“作業(yè)”兩大類別呢? 盡管辭典里對這兩者都有其定義,但筆者對于他們卻另有不同的解釋,如下: “商務約會”簡單來說就是要和某人的會面。 所以不是單方面可以任意更改時間,所需要的時間也比較短。而且,基本上不同的商務約會,時間也是無法重疊在一起的

在安排每天的“預定計劃”時,你有沒有清楚地區(qū)分“商務約會”和“作業(yè)”兩大類別呢?

盡管辭典里對這兩者都有其定義,但筆者對于他們卻另有不同的解釋,如下:

“商務約會”簡單來說就是要和某人的會面。

所以不是單方面可以任意更改時間,所需要的時間也比較短。而且,基本上不同的商務約會,時間也是無法重疊在一起的。

而“作業(yè)”指的是制作文件、收發(fā)信件等等的辦公內(nèi)容。

這兩者也可以統(tǒng)稱為“預定計劃”。

不過還是有所差別,例如商務約會是屬于“點”的事項,作業(yè)則屬于“線”的事項。

因此在使用電腦軟體編輯行事歷時,如果可以用不同的顏色標示出來的話,便會更清楚明了。

大多數(shù)的人都以“點”來標記商務約會,就連作業(yè)也只以結(jié)束時間為“點”來標記。但這么一來就會讓行事歷上的諸事項變得不容易執(zhí)行。

因為屬于作業(yè)的部分,應該用線來標示。如果不用線來記,就會不小心在進行作業(yè)的時間帶上,又排入了商務約會。

例如文件的制作,對于何時開始著手、何時必須完成,都要確實掌握才行,不可混為一談。

切忌將“作業(yè)”和“預定計劃”混為一談

許多人在安排預定計劃時,只一味著重在商務約會的部分,而忽略了作業(yè)時間的掌控。因此經(jīng)常發(fā)生開會在即,卻還來不及將會議資料和各項準備工作完成的情形。

因此,作業(yè)時間也必須確實標示在行事歷上才對。不過,前提是你必須要能預估自己所需的時間。至于預估的方法,筆者稍后會再詳述。

筆者的工作安排,是商務約會和作業(yè)各占一半。一般人會以為,以寫作為職業(yè)的人應該是成天都在寫稿吧。

事實上,白天時間我?guī)缀醵荚谕饷婷χ稍L、開會、演講、顧問……等工作,只不過ABC終還是需要化成文字,才能算是我的工作成果。

就因為如此忙碌,所以如果我不能確實將商務約會和作業(yè)分開來的話,一定會來不及交稿。

作業(yè)時段和商務約會的時間或許還可以重疊,但不同的商務約會之間的安排,則不能互相沖突才行。@(待續(xù))


摘編自 《時間密度管理術(shù)》 麥田出版 提供

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