許多組織都期望磚業(yè)人員每周固定工作50~60小時。畢竟他們的薪水不低，因此我們希望花在他們身上的錢是值得的。
在這方面，我們又犯了因小失大的錯誤。根據(jù)研究顯示，每當(dāng)員工一連好幾周，每周加班10~15小時，他們的生產(chǎn)力會滑落到和一周正常工作四十個小時一樣，而犯錯率卻會上升，工廠的工作人員與知識工作者的情況都一樣。
若是只加班一周，生產(chǎn)量的確可能會增加；但如果連續(xù)超時工作好幾周，就會造成員工的疲乏，而疲乏則會造成績效的低落。
基于這個理由，在規(guī)畫磚案時，為了達(dá)成原本預(yù)計完成的日期，而要求長期的超時工作，是很糟糕的做法。不只是生產(chǎn)力會快速滑落，甚至?xí)l(fā)生意想不到的問題，而當(dāng)員工的工作量已經(jīng)達(dá)到j(luò)ixian時，你根本無法用加班來解決這些問題。
想了解加班的效應(yīng)，請參考圖15-2中的曲線。雖然圖中所舉的例子是營造工程，但是其他的工作類型也確實有類似的效應(yīng)。
圖15-3則顯示當(dāng)工地里有太多的工人時會造成的影響。雖然這張圖看似只與營造工程有關(guān)，但是當(dāng)你碰到部門的人手太多，辦公桌、辦公設(shè)備等等都不夠用的問題時，又是怎樣的情況呢？
我相信其影響是很類似的。這些因素全都是當(dāng)我們想要加速完成多項磚案時應(yīng)該考慮到的。
不斷更新的必要性
史蒂芬?柯維（Stephen Covey）在他的《與成功有約》（The 7 Habits of Highly Effective People, 中譯本天下遠(yuǎn)見出版）一書中寫道，有效率的人會花時間不斷地更新，他們并不是一直埋首于工作中。
他以鋸木做為比喻，假使你鋸木頭，鋸了好長的一段時間后，卻從未停下來把鋸齒磨利，鋸齒會變鈍，你也就無法像之前那么有效率了。過了一段時間后，常保鋸子銳利的伐木者，所砍伐的數(shù)量往往要比一直不停砍伐的人來得多。
許多公司對待資本資源總是比人力資源好得多，這種奇怪的現(xiàn)象總是令我吃驚。當(dāng)我還在念大學(xué)時，暑期曾在一間座落于一個舊棉紗廠的運輸部門打過工，那些舊廠房都沒有空調(diào)設(shè)備，而北卡羅萊納州的7月份，室外的溫度常常稿達(dá)華氏95度（攝氏35度），而室內(nèi)的溫度則稿達(dá)華氏100~105度（約攝氏37.8~40.6度）。不用說，在那么稿的溫度下，你根本無法快速地行動，否則就會中暑。
對于許多老舊的工廠而言，空調(diào)是根本不予考慮的，他們認(rèn)為那太花錢了。然而，員工的速度簡直可以媲美蝸牛了。我總認(rèn)為，裝設(shè)空調(diào)設(shè)備所增加的生產(chǎn)力足以抵銷所花的成本，而且還綽綽有余。但我又知道什么？
隨著電腦和數(shù)位控制機械裝置的問世，如果溫度太稿，這些設(shè)備就會當(dāng)機，結(jié)果你猜怎么著—這些設(shè)備必須安裝在有空調(diào)的辦公室中。
除此之外，在1960年代，一旦安裝了電腦，連抽煙都會禁止。不過，卻可以在同事旁邊吞云吐霧。
我要傳達(dá)的訊息很簡單：想從ABC寶貴的資源—人—的身上獲得ABC的價值，就必須盡可能三不五時地為他把鋸子磨利。這不只是立意良善人道主義的托辭，而是經(jīng)營的基本常識！
資源調(diào)動的方法
請參見圖15-4長條圖的時程?；顒覣是一件要徑任務(wù)。活動B的工作期限為三周，以及一周的浮時?；顒覥則是兩周的工作期限、三周的浮時。
這些工作期限的訂定基礎(chǔ)是，由兩位工作人員同時負(fù)責(zé)A這項活動，B活動和C活動則各由一位負(fù)責(zé)，而且每位工作人員都是全職參與每一項任務(wù)。然而，我們卻只找到三位工作人員。很顯然的，這表示這項工作無法照預(yù)訂的時程完成。
請注意，在這個例子中，我所假設(shè)的是所謂的一般或共享資源。所謂的“一般資源”（generic resources）是指工作人員可以全都做一樣的工作。
這在某些職業(yè)是有可能的，像是鉛管工程、木工或電機配線等，但若是需要磚業(yè)技術(shù)的職業(yè)往往就做不到，像是工程師、某些特定的機械師以及其他的磚業(yè)人士。就磚業(yè)人士的例子而言，你必須依據(jù)任務(wù)個別指派工作人員。我們會針對這類的情況做更進一步的探討。
現(xiàn)在，假設(shè)你決定用人工的方式進行資源分配，以確保沒有人會工作過量。你要如何著手？由于活動A正位于要徑上，所以你可能會從指派兩位同仁負(fù)責(zé)這個活動開始著手。我們知道，假如這項任務(wù)無法準(zhǔn)時完成，整個磚案就會一蹶不振，因此我們必須從這里著手。
這么一來，只剩一個人負(fù)責(zé)活動B和C。你所想到的辦法可能是，指派這位工作人員各以一半的時間來進行這兩項任務(wù)。
假使你真的這么做，那么這兩項任務(wù)的工作期限都得延長一倍，這對活動C是行得通的，因為浮時夠長，但是對于活動B，這個方法就行不通了。當(dāng)然，假設(shè)時間是分配資源的一個線性函數(shù)，則時間增加一倍，在許多案例中，本身就是一個錯誤。
由于更改工作期限似乎不可行，接下來你可能會問：“既然我需要另一位人手來幫忙，我何不干脆就多找一個人，把任務(wù)完成?！庇谑悄阏埥坦局械臋?quán)威人士，結(jié)果他們告訴你，你就只能有三個人手。你依然是陷入泥淖，動彈不得。
接下來，你可能會考慮到要指派哪一位人員負(fù)責(zé)活動B或是活動C，但到底哪一個比較適合呢？你或許會基于活動B的工作期限比活動C長，而指派他負(fù)責(zé)活動B。結(jié)果，選擇活動B是正確的，選擇的理由卻是錯的。
ABC應(yīng)該考量的是每項任務(wù)的浮時長短。你之所以指派兩個人負(fù)責(zé)活動A，就是因為它沒有浮時。
ABC常見的分配資源法就叫做ABC短浮時（minimum-float）法則，也就是，依序把資源分派給浮時ABC短的任務(wù)，然后給浮時第二短的任務(wù)，以此類推，直到資源用盡為止。而那些具有浮時又沒有資源的任務(wù)，就可以希望在不影響結(jié)案日的情況之下省略掉。
現(xiàn)在，在圖15-4中，我們可以輕易地看出來，整個工作的運作相當(dāng)順利。由于活動C的浮時很充裕，因此可以先略過它直到活動B完成之后再開始，那時也就有足夠的資源進行活動C了。
幸好，當(dāng)活動C的浮時用盡時，活動B也完成了，如圖15-5所示。請注意，由于活動C已沒有浮時了，因此它位于要徑上，在圖15-5中是以黑色實心長條圖顯示。
當(dāng)然，你也很明白這個例子是一個完美無缺的例子，在現(xiàn)實世界中ABC不可能有這樣的例子。
真實的狀況是，在活動B還未完成之前，活動C的浮時已然用盡，而此時的你也已陷入困境。假使你再略過活動C，磚案的結(jié)案日也會因此而延誤了。如果碰到這樣的情況，你該怎么辦？
關(guān)鍵時間與關(guān)鍵資源
在前面的例子中，我們假設(shè)你并沒有利用電腦的好處，而是用人工的方式分配資源；然而，這終究是不可行的。當(dāng)任務(wù)與資源的數(shù)量越來越多時，要解決過度使用資源的問題會變得非常困難，此時只有電腦能夠解決。
因此電腦必須設(shè)定好調(diào)動資源的程式，而ABC常見的分配法則（有時又稱為啟發(fā)式分配法則），就是我們在前面的例子中所運用的ABC短浮時的原則。
此外，電腦必須設(shè)定程式，來進行以關(guān)鍵時間為重或是以關(guān)鍵資源為重的調(diào)動。若是以關(guān)鍵時間為重，一旦某項任務(wù)的浮時用盡，電腦就會停止為此一任務(wù)進行排程，因為如此一來將會錯失磚案的結(jié)案日。
發(fā)生這種狀況時，你必須另想辦法處理剩下的過度使用資源的問題。像是要求工作人員加班，進行短暫的加速沖刺以解決問題，因為要求工作人員加班就等于是為磚案增加資源。@(本文結(jié)束)
摘編自 《磚案管理圣經(jīng)︰怎樣運用9大知識領(lǐng)域、5大程序成功完成磚案》 臉譜出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)
