據(jù)估計(jì)，購(gòu)買微軟的Microsoft Project的人已達(dá)百萬(wàn)，但是只有極少數(shù)的人在使用調(diào)動(dòng)資源的功能。

我對(duì)這項(xiàng)估計(jì)是心有戚戚焉。每年選修我這門課的人也有上千名，卻只有少數(shù)人在從事資源分配的工作。

他們?cè)?jīng)試著分派員工任務(wù)，甚至是把組織扁平化，但終因?yàn)榍闆r過(guò)于復(fù)雜，導(dǎo)致許多人就此放棄。
問(wèn)題是，這是達(dá)成進(jìn)度的關(guān)鍵。

假如沒有充分的資源，你的時(shí)程將會(huì)不切實(shí)際，而就我個(gè)人的淺見，一個(gè)錯(cuò)誤的時(shí)程要比沒有訂定時(shí)程更糟糕，因?yàn)檫@么一來(lái)將造成不切實(shí)際的預(yù)期，當(dāng)無(wú)法在截止日期前完成，又會(huì)造成挫折感。

或許你也知道，發(fā)展要徑圖牽涉到一個(gè)隱含的假設(shè)：要有無(wú)盡的資源。這是因?yàn)槲覀冊(cè)诠烙?jì)每一項(xiàng)的任務(wù)時(shí)，都是獨(dú)立作業(yè)的。因此當(dāng)你在繪制要徑圖時(shí)，所顯示出的理應(yīng)是邏輯上可行之事。

在某些時(shí)候，你會(huì)有兩個(gè)工作在邏輯上是可以并行的。然而，這表示同一個(gè)人要做兩份工作。假如這兩份工作都是全職的，這么一來(lái)這個(gè)人就等于是有兩個(gè)時(shí)程，當(dāng)然是行不通的。

由于所隱含的假設(shè)是你可以有兩個(gè)人手，實(shí)際上卻只有一個(gè)，所以，除非能妥善地管理資源分配，否則你有的也只不過(guò)是一個(gè)無(wú)法達(dá)成的時(shí)程。

任務(wù)的資源分配

排定時(shí)程的ABC個(gè)問(wèn)題是估計(jì)工作所需的時(shí)間，這部分將在第二十四章進(jìn)行詳細(xì)的討論。我們必須從某個(gè)人員在接到某項(xiàng)任務(wù)之后，需要花多少的工作時(shí)數(shù)（或天數(shù)或周數(shù)）完成，才能開始依此排定時(shí)程。

若是在規(guī)畫階段，你因?yàn)椴恢赖綍r(shí)候會(huì)由誰(shuí)負(fù)責(zé)這項(xiàng)任務(wù)，也就是無(wú)法分派給特定人士，只得依照技術(shù)類別分派此項(xiàng)任務(wù)。

這表示你必須假設(shè)被分派到這項(xiàng)任務(wù)的人在你需要的領(lǐng)域中具有一定程度的技術(shù)；而在該領(lǐng)域的成員必須估計(jì)，具有這類技術(shù)的人員需要花多久的時(shí)間才能完成這項(xiàng)工作。這樣的做法并不完善，但有時(shí)候，這是你能做到的ABC方法。

接下來(lái)你要問(wèn)的是，那位被指派做這項(xiàng)工作的人員是需要全職投入，還是兼差性質(zhì)即可。讓我們假設(shè)那是一個(gè)全職的任務(wù)，該位人員必須全心投入這份工作中，直到完成之前都不能兼任其他的職務(wù)。

我知道在大多數(shù)的組織中，這是一個(gè)非常不切實(shí)際的做法。大多數(shù)的人員都是同時(shí)兼任許多的任務(wù)。但是，這可能是ABC的方法，因此我們就從這開始，才能了解就算是在這種ABC的情況下，依然會(huì)有許多問(wèn)題有待解決。

ABC個(gè)問(wèn)題是，全職到底是什么意思？假設(shè)我們依照標(biāo)準(zhǔn)安排人員一天工作八小時(shí)、一周四十小時(shí)（這才是你真正應(yīng)該做的—把預(yù)留加班的時(shí)間當(dāng)成處理意外事件的方式），這樣你就可以推斷某項(xiàng)需要十六個(gè)工作小時(shí)的任務(wù)，需要兩天完成。

然而，這樣的假設(shè)會(huì)讓你陷入困境。假設(shè)真的需要十六個(gè)小時(shí)的工時(shí)，那么一定要超過(guò)兩天才能完成，因?yàn)闆]有人可以每天從事整整八個(gè)小時(shí)的生產(chǎn)工作。

工業(yè)工程師以PF&D—個(gè)人（personal）、疲乏（fatigue）及延遲（delay）—三個(gè)理由，將一天八個(gè)小時(shí)的工作時(shí)數(shù)減少20%。人們偶爾需要休息一下（個(gè)人因素），他們會(huì)疲倦（疲乏），而且會(huì)因?yàn)槠渌耍蚴且驗(yàn)樵?、資料或其他資源的短缺而暫停工作（延遲）。

因此，標(biāo)準(zhǔn)的一天工作八個(gè)小時(shí)，其實(shí)只能產(chǎn)生6.4小時(shí)的生產(chǎn)工作。這意味著我們十六個(gè)小時(shí)的任務(wù)，需要兩天半才能完成。假設(shè)該名工作人員是在星期一早上開始工作，他大約會(huì)在星期三的中午左右完成任務(wù)。

此時(shí)，我們對(duì)于工作人員是否能夠把他們80%的工作時(shí)間全都化為生產(chǎn)工作的假設(shè)，ABC也做個(gè)評(píng)估。

有位仁兄曾經(jīng)告訴我，他的公司因?yàn)橛刑嗟拇u案未能及時(shí)結(jié)案，感到非常挫折，而且至今仍不知道原因出在哪里。根據(jù)80%的假設(shè)，這家公司似乎擁有足夠的資源。

為了檢驗(yàn)他們的假設(shè)，該公司給每一位磚案成員一張很長(zhǎng)的紙張，并要求他們每隔一小時(shí)就把前一個(gè)小時(shí)的工作情況記錄下來(lái)。進(jìn)行了兩個(gè)星期的檢驗(yàn)之后，令人驚訝的是，他們發(fā)現(xiàn)有許多的團(tuán)隊(duì)成員在磚案工作上只投入25%的時(shí)間！

難怪沒有一件事是準(zhǔn)時(shí)完成的！由于工作人員投入在磚案上面的時(shí)間只有25%，而不是80%，因此完成任務(wù)所需要的行事歷，至少是原先計(jì)劃的3.2倍。

自從他告知這件事之后，我就非正式地調(diào)查了數(shù)百人，這些人告訴我，他們也都曾經(jīng)歷過(guò)類似的狀況。他們告訴我，員工花在磚案工作上面的時(shí)間，至多是50~60%。

時(shí)間到哪去了？其中牽涉到許多因素。舉幾個(gè)簡(jiǎn)單的例子，像是要參加許多與磚案無(wú)關(guān)的會(huì)議，許多與磚案無(wú)關(guān)的任務(wù)，訓(xùn)練課程，受到他人的打擾，協(xié)助他人進(jìn)行其他的任務(wù)，為了未來(lái)的磚案做提案報(bào)告，規(guī)畫下一年度的預(yù)算，以及原本以為已經(jīng)完成的老磚案仍有一些問(wèn)題需要解決，而你又是ABC熟知該項(xiàng)磚案的人。

其中有一個(gè)因素是大問(wèn)題：一個(gè)人從事兩個(gè)以上的磚案。我們稍后會(huì)對(duì)此進(jìn)行更詳盡的討論。

當(dāng)然，這其中的訓(xùn)誡是，對(duì)于某一個(gè)人員在磚案上能夠真正投注的時(shí)間，你必須實(shí)際點(diǎn)，或是你的行事歷大體上是無(wú)法太ABC的。

要讓任何一個(gè)人能夠在磚案上投注80%的工作時(shí)間，ABC的方法，就是象征性地把他們綁在辦公桌旁邊，讓他們待在那里不動(dòng)。

在工廠的環(huán)境中，因?yàn)檎麄€(gè)環(huán)境基本上就是為了工作人員而設(shè)計(jì)的，因此80%的數(shù)據(jù)通常都蠻正確的；工作人員既沒有時(shí)間到處走動(dòng)，也沒有辦法指派去從事其他的事情。然而，對(duì)于知識(shí)工作者而言，80%的數(shù)據(jù)是不切實(shí)際的。@(待續(xù))

摘編自 《磚案管理圣經(jīng)︰怎樣運(yùn)用9大知識(shí)領(lǐng)域、5大程序成功完成磚案》 臉譜出版社 提供
(http://www.dajiyuan.com)