Eleven little tricks to give your E-Mail today’s personality and tomorrow’s professionalism.

以E-Mail表現(xiàn)個(gè)人特色

我經(jīng)常覺(jué)得奇怪，為什么有人喜歡使用E-Mail信箱中的自動(dòng)回覆功能寄發(fā)休假通知（out-of-the-office messages），因?yàn)榇伺e是將自己從活生生的人類降級(jí)成沒(méi)血沒(méi)肉的機(jī)器人。下面是封我ABC近接到的同類郵件，與其他休假通知沒(méi)啥不同，只是名字改了。

這是一封自動(dòng)回覆的電子郵件，本人目前正在休假，4月1日銷假上班前都無(wú)法與你聯(lián)絡(luò)。謹(jǐn)此通知，本人已經(jīng)收到你的電子郵件，在本人返回工作崗位之后，會(huì)依正規(guī)程序回覆。

如果你在本人休假期間需要立即協(xié)助，請(qǐng)與本人的助理吉娜．蓋諾伊德聯(lián)絡(luò)，分機(jī)702，她應(yīng)該會(huì)協(xié)助你。

如果你是垃圾郵件發(fā)送者，請(qǐng)將本人的資料從你的通訊錄移除。

蘿貝塔．機(jī)器人　敬啟

拜托，蘿貝塔，有血有肉的人才不會(huì)寫這種東西！丟掉那些無(wú)聊的格式，寫一封道道地地的電子郵件吧。

讓我們仔細(xì)分析一番

“這是一封自動(dòng)回覆的電子郵件”

好一個(gè)開頭，只是沒(méi)有人想看這種電腦處理的冷冰冰回信，“自動(dòng)回覆”這種字眼尤其糟糕。

“本人目前正在休假……”

誰(shuí)都看得出來(lái)你“正在”休假。

“……無(wú)法與你聯(lián)絡(luò)”

你是不是到一個(gè)遙遠(yuǎn)的打仗，不幸遭到俘虜，還被單獨(dú)監(jiān)禁，因此與外界斷絕聯(lián)絡(luò)？萬(wàn)一有什么緊急事件呢？“無(wú)法與你聯(lián)絡(luò)”給人的感覺(jué)很糟糕。

“謹(jǐn)此通知”

好像是法院的傳票。

“在本人返回工作崗位之后”

現(xiàn)在還有人這樣說(shuō)嗎？“等我回來(lái)之后”不就可以了？

“本人會(huì)依正規(guī)程序回覆”

“正規(guī)程序”要等到什么時(shí)候？下個(gè)星期？下個(gè)會(huì)計(jì)年度？你是不是在暗示我，你必須先回覆一長(zhǎng)串比我重要的人，然后再來(lái)處理我的郵件？

“如果你在本人休假期間需要立即協(xié)助”

首先，“協(xié)助”太文縐縐了，大部分人會(huì)說(shuō)“幫忙”。不過(guò)“幫忙”其實(shí)也不恰當(dāng)，因?yàn)榧男湃诵枰奈幢厥恰皫兔Α?，可能是為了別的原因而與你聯(lián)絡(luò)，所以只要說(shuō)“如果你在我休假期間有任何需要……”就可以了。

“請(qǐng)與本人的助理吉娜．蓋諾伊德聯(lián)絡(luò)，分機(jī)702，她應(yīng)該會(huì)協(xié)助你。”

“應(yīng)該”會(huì)協(xié)助我？拜托請(qǐng)改成“她將會(huì)協(xié)助你……”，如果吉娜有困難，她自己會(huì)告訴我。

“如果你是垃圾郵件發(fā)送者，請(qǐng)將本人的資料從你的通訊錄移除?！?p>十分愚蠢的說(shuō)法。難道你以為垃圾郵件發(fā)送者拜讀你這封電子郵件之后說(shuō)：“噢，真糟糕，蘿貝塔，你不希望我們?cè)俾?lián)絡(luò)你了嗎？好吧，我們會(huì)把你的資料從通訊錄移除?！?p>人工智慧不如人性智慧

為了證明你是個(gè)活生生、會(huì)吃飯、會(huì)呼吸的人類，下回你休假的時(shí)候，不妨如此昭告各方：

感謝您的來(lái)信，我休假到4月1日，一回來(lái)就會(huì)與您聯(lián)絡(luò)。如果您有急事，請(qǐng)打電話給我的助理吉娜．蓋諾伊德，分機(jī)702。非常期待回來(lái)后再與您聯(lián)絡(luò)。

如果你希望凸顯自己的磚業(yè)風(fēng)范，但是又想多一點(diǎn)人味，郵件的主旨欄不要寫“休假通知”，改成“我休假到4月1日”。

妙招71　寫封人味十足的休假通知

明明就是一個(gè)有血有肉的人，為什么要模仿機(jī)器口吻？如果你只是要說(shuō)“會(huì)發(fā)亮的不一定是金子?！庇趾伪貙懗伞八袝?huì)發(fā)出光芒的事物，未必全部都是黃金這類礦物?！?br>　　
撰寫休假E-Mail不必正經(jīng)八百、拘泥格式，友善的口吻其實(shí)更討喜，白話的休假通知并不會(huì)損傷你的磚業(yè)風(fēng)范。@(待續(xù))

摘編自 《人見人愛(ài)的華麗社交》 美商麥格羅.希爾guoji股份有限公司 臺(tái)灣分公司 提供 (http://www.dajiyuan.com)