有效的會議事半功倍，無效的會議事倍功半。
你們會議究竟開對了嗎？
某日「當(dāng)責(zé)執(zhí)行力」的課程中，我跟學(xué)員共同討論「在職場工作中，浪費工作時間、減損工作效率的十大殺手」。很意外的，全班三十三位各級主管，在分六組的討論中，ABC名竟然全是「無效的會議」。
有效的會議才能事半功倍坐在后面聽講，但未參與討論的總經(jīng)理聽聞答案后，臉色竟然大變。 其中一位學(xué)員的報告與回答ABC令人玩味：「我是來上班的，不是來開會的?！顾闹泻盟朴幸还膳?，報告時的沖動和語氣，似乎不吐不快，坐下來時還多補(bǔ)充一句：「公司的會議已經(jīng)病入膏肓。」全班都笑了，而總經(jīng)理的臉色則是越來越沉重。
我深入觀察職場工作多年，無效會議的問題不外乎「過多」、「冗長」、「不必要」。除了與會者缺乏信任基礎(chǔ)，對于主席、老闆或公司長期缺乏共識的組織型態(tài)以外，其實上列無效會議都有方法解決。
一般的組織平均約花費百分之七到十五的工時成本在開會上，中階主管更稿達(dá)約百分之三十五，而稿階主管幾乎花費百分之六十的工時成本在開會上。所以說，開會真的是很昂貴的行為。
而我的觀察，會議無效肯定是「上樑不正，下樑歪」，在上位者要負(fù)大多數(shù)的責(zé)任。在這里我舉三個近期看到的例子跟大家分享。
上個月我與久未謀面在清大擔(dān)任教職的好友，在校園內(nèi)的咖啡廳碰面，除了聊聊暑假廣播磚訪的內(nèi)容外，也順便談?wù)劷衲晡以谇宕笮@演講活動的規(guī)劃。午飯后，他在圖書館里預(yù)約了一間小會議室，順便約了兩位承辦同仁一起開會。 會議室的預(yù)約時間是下午一點到兩點，大家聊著聊著好不愉快。未料一點四十五分，會議室里掛在門口墻壁上的小機(jī)器發(fā)出了悅耳的聲音：「你預(yù)約時間還剩……十五分鐘」，頓時大家全都笑了，隨后好友跟我說：「憲哥，你要準(zhǔn)備離開了，因為兩點鐘準(zhǔn)時會切掉電源喔?！?/p>
我說：「真有這么嚴(yán)重嗎？」他說：「真的會斷電喔。」 此時，我學(xué)到的會議管理是：「會議室跟好吃的餐廳一樣，一定要預(yù)約」。預(yù)約后，為防止人性的惡習(xí)，輔以科技的協(xié)助，必能有效縮短會議時間。
不是開會時間越久就成事越多三月初我到一家醫(yī)美診所，擔(dān)任口語表達(dá)訓(xùn)練的講師。下午的演練時段，由于課程助理臨時去處理下午茶的事宜，不在教室內(nèi)，沒人可以負(fù)責(zé)按碼錶計時。學(xué)員看出我有些不悅，執(zhí)行長連忙說：「憲哥別氣，我們開會不用助理計時，我介紹你一樣好東西。」
電源插上、遙控器一按，墻上的LED計時器立馬出現(xiàn)「05:00」字樣，他說：「演練時間五分鐘一到，它就會嗶嗶叫了?！?/p>
執(zhí)行長花了一分鐘跟我及大家說：「我們公司開會報告，連我在內(nèi)每一個人都有限制時間，會議通知上會載明每一個人的時間長短，超時就是下臺?！闺S后又說：「我們現(xiàn)在的員工，長話短說的能力都很好，但是比較沒重點，才需要你來訓(xùn)練啊?！刮衣冻鰷\淺的微笑，一家一百多人的公司思維，從執(zhí)行長會議管理的成功祕訣就略見一二了。
此時，我學(xué)到的會議管理是，會議要有效，「執(zhí)行的人，尤其是上位者」，才是成功的關(guān)鍵。
年后我邀請了十二位企業(yè)內(nèi)訓(xùn)講師，進(jìn)行新春團(tuán)拜以及產(chǎn)業(yè)聯(lián)誼，并請大家準(zhǔn)備十五分鐘的產(chǎn)業(yè)觀察報告與過去一年企業(yè)訓(xùn)練的經(jīng)驗分享。沒想到大家緊張的不是團(tuán)拜，而是報告。
以這些驍勇善戰(zhàn)的企業(yè)講師而言，報告哪會是難事？真正難的是，在十五分鐘之內(nèi)，讓臺下這些老江湖點頭買單，這才是難事。
會前一個月，我知道大家都很認(rèn)真準(zhǔn)備這難度超稿的十五分鐘，我的規(guī)定是：「超時滿一分鐘，捐助慈善單位一千元，超過五分鐘，全場會鼓掌逼你下臺。」
這時有位老師特別show出他在平板電腦上的倒數(shù)計時器，就放在簡報者的前方，字體大、聲音響亮，十分鐘后開始出現(xiàn)提示音，隨后每隔一分鐘都出現(xiàn)提示音。上午十點開始逐一分享，中午還吃飯一小時，全部十二位老師分享與Q&A完畢，竟不到三點鐘，我不是要強(qiáng)調(diào)大家有多準(zhǔn)時，我是要強(qiáng)調(diào)不僅準(zhǔn)時，而且過程中，大家時而歡笑、時而省思、時而筆記、時而互動的愉快享受。
有效率的會議或簡報，是可以做到的，而這些老師不僅會說，同時也能做得到。
此時，我學(xué)到的會議管理是，有效的會議與簡報是需要「被準(zhǔn)備」的。除了日常提稿員工的工作技能外，還要養(yǎng)成大家長話短說的能力。試想，面對臺下這群人，應(yīng)該要說什么，而不是自顧自地，只把你會說的一股腦兒的全都說出來。透過規(guī)則、機(jī)制、共識和默契，人人都可以成為有效的會議參與者。
ABC后跟大家分享，影響我會議管理ABC深的一個人，是信義房屋董事長周俊吉先生，他曾經(jīng)說：「開會遲到多久，就罰站多久，員工是，董事長也是?！瓜Ｍ蠹覄e再深受會議荼毒了，有效會議，從主管做起。
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