當(dāng)一位紳士想要邀請(qǐng)一位女士跳舞時(shí)，他就在跳舞卡上，把自己的名字寫在與該支舞曲對(duì)應(yīng)的地方，表示他預(yù)定要和那位女士跳這曲舞蹈。

這張卡顯示了供給（可以共舞的舞曲總量）和需求（被預(yù)定舞曲的總量）的數(shù)量。

要計(jì)算你的跳舞卡，也就是你的供給和需求，可以參照以下做法。

計(jì)算出你必須做的事情的總量――需求

1.選擇一個(gè)時(shí)程，不論是一個(gè)月、幾個(gè)月、從現(xiàn)在起到下個(gè)月月底、從現(xiàn)在起到這一季結(jié)束、半年、從現(xiàn)在到年底……等等，只要你覺(jué)得合適即可。

2.列出一個(gè)清單，列出在這個(gè)時(shí)程內(nèi)所有需要完成的計(jì)劃。清單中的計(jì)劃應(yīng)該具體如下：

˙該計(jì)劃在這個(gè)時(shí)程內(nèi)結(jié)束；

˙該計(jì)劃在這個(gè)時(shí)程內(nèi)開始；

˙該計(jì)劃在這個(gè)時(shí)程內(nèi)開始并結(jié)束；

˙該計(jì)劃在這個(gè)時(shí)程內(nèi)持續(xù)進(jìn)行。

3.在清單內(nèi)加入“一般業(yè)務(wù)”或稱“例行工作”類型的事項(xiàng)，它應(yīng)當(dāng)包含如下的事項(xiàng)：

˙會(huì)議：你要參加的所有會(huì)議可能都涉及清單中的特定計(jì)劃，大多數(shù)人都有像“小組會(huì)議”、“周一例會(huì)”、“公司大會(huì)”之類的會(huì)議。

千萬(wàn)不要忘記你可能必須在會(huì)議之前做些準(zhǔn)備工作，以及出席會(huì)議本身所需的時(shí)間，而且你可能在會(huì)后還有一些后續(xù)工作或決議通過(guò)的事情要做。

˙報(bào)告：你的工作可能會(huì)涉及很多報(bào)告的撰寫（或閱讀）。

˙干擾：不管這種干擾是來(lái)自于直接會(huì)面，還是透過(guò)電話（市話或手機(jī)），我們每個(gè)人每天都會(huì)受到一些干擾。

˙收件夾/電子郵件。你的所有郵件很可能都涉及清單中的計(jì)劃，但是我們大多數(shù)人每天都有其他的郵件必須處理。無(wú)論如何，需要花些時(shí)間來(lái)判斷這些郵件是否真的和具體計(jì)劃有關(guān)。

˙出差/拜訪：你可能會(huì)需要出差，或有人來(lái)訪，這就會(huì)占用你的時(shí)間。

˙培訓(xùn)：你可能會(huì)參加某些類型的培訓(xùn)課程，也可能需要協(xié)助別人做培訓(xùn)，或監(jiān)督別人的培訓(xùn)。

˙年假/節(jié)假日。

˙管理他人：你可能是一位經(jīng)理，需要管理很多人，這也會(huì)占用你不少時(shí)間。

˙電話/電話會(huì)議：每個(gè)人每天都或多或少要打一些電話。

˙支援：你可能需要花時(shí)間來(lái)支援某些人、或系統(tǒng)、或產(chǎn)品。

˙招聘：你的組織可能需要增加人手，因此你必須花時(shí)間來(lái)閱讀簡(jiǎn)歷，面試新人，還可能進(jìn)行一些和招聘有關(guān)的活動(dòng)。

˙滅火工作。

˙代理別人的工作：當(dāng)有人休假時(shí)，可能需要你來(lái)代理他們工作。

4.加上一欄――名為“新事項(xiàng)”。你規(guī)畫的時(shí)程里，工作可能不會(huì)發(fā)生變化（有可能不會(huì)發(fā)生變化，但我自己未曾遇過(guò)沒(méi)發(fā)生變化的情況）。

但更可能的情況是，不斷有新事情冒出來(lái)。因?yàn)樗鼈儸F(xiàn)在還沒(méi)有出現(xiàn)，我們也無(wú)從得知是什么新事項(xiàng)，只知道新事項(xiàng)的出現(xiàn)幾乎是無(wú)法避免的?！靶率马?xiàng)”這一欄就是因此而準(zhǔn)備的。@(待續(xù))

摘編自 《其實(shí)你做太多了！實(shí)踐3守則，讓你周休三日也能使命必達(dá)》 臉譜出版社 提供