所謂節(jié)省時(shí)間就是減少無(wú)謂的時(shí)間。不過(guò)為了放松心神而悠閑度過(guò)的時(shí)間，就沒(méi)必要縮短?？傊褪窍屪约焊杏X(jué)“徒勞”的時(shí)間，猶如消去身上的贅肉般，也可以削除自己不必要的談話和行動(dòng)，將一切無(wú)謂的時(shí)間轉(zhuǎn)化成決定性的言詞和行動(dòng)。
說(shuō)話方式也是，我嘗試過(guò)各種如何能讓對(duì)方馬上就能理解的說(shuō)話方式。能夠讓對(duì)方迅速理解一事，當(dāng)然是指不需要說(shuō)明好幾次，對(duì)方就能明白。不但能夠節(jié)省時(shí)間，而且訊息越簡(jiǎn)單，正確傳達(dá)的可能性也越稿。譬如接電話。有人接起電話，轉(zhuǎn)接給我時(shí)，“您好，我是佐佐木?！边@么回應(yīng)。
“您好，是我本人，佐佐木?！辈粫?huì)這么說(shuō)，“喂，是的，是我本人，佐佐木?！币膊粫?huì)這么說(shuō)。因?yàn)閷?duì)方想知道電話是否轉(zhuǎn)接到要找的人手上，所以要將ABC重要的情報(bào)，也就是“自己的名字”擺在ABC前面。
打電話也是，思考該如何陳述想要表達(dá)的事。我?guī)缀醪惶谩拔埂边@個(gè)字眼，覺(jué)得不如用所要講的內(nèi)容置換掉這兩秒比較好。
譬如，想幫念幼稚園的兒子買件夾克時(shí)，打電話向百貨公司詢問(wèn)，“麻煩轉(zhuǎn)接一下嬰幼童服飾賣場(chǎng)”，應(yīng)該劈頭會(huì)這么說(shuō)，“喂，我要買小孩子穿的夾克，請(qǐng)問(wèn)您那邊有賣嗎？我兒子今年六歲……”ABC不可能這么說(shuō)。
無(wú)關(guān)乎說(shuō)明得是否松散，“幫您轉(zhuǎn)接?jì)胗淄椯u場(chǎng)”得到對(duì)方這么回答，相信每個(gè)人應(yīng)該都有這般經(jīng)驗(yàn)吧。一般大型商店和公司，接電話的人幾乎不太可能幫忙解決問(wèn)題。所以沒(méi)必要向其說(shuō)明事情原由，盡快請(qǐng)對(duì)方轉(zhuǎn)接給自己要找的人才是ABC重要的。
倒不是要你制式地冷漠應(yīng)對(duì)，而是以給對(duì)方留下好印象為前提，迅速找出ABC解決方法。所以請(qǐng)抱持溫暖的心和別人溝通，但說(shuō)話的重點(diǎn)要明確，這么做也是在幫對(duì)方節(jié)省時(shí)間。自己在提供情報(bào)時(shí)，若是陳述順序適切，便能節(jié)省說(shuō)話時(shí)間。
會(huì)議也是?！皶?huì)議時(shí)間太長(zhǎng)，真是傷腦筋”若聽(tīng)到有人這么說(shuō)，就要了解事實(shí)原因。
我會(huì)想像那個(gè)抱怨“會(huì)議太長(zhǎng)很傷腦筋”的人，其實(shí)令他傷腦筋的不是“時(shí)間太長(zhǎng)”這問(wèn)題，可能是“明明花了那么長(zhǎng)的時(shí)間，卻沒(méi)有結(jié)果”或是“若只是做出這般程度的結(jié)論，何必花那么長(zhǎng)的時(shí)間開(kāi)會(huì)呢”抑或是“開(kāi)了那么久，都只是少部份的人在說(shuō)，真是無(wú)聊”等，想像那個(gè)人指的是開(kāi)會(huì)內(nèi)容和體驗(yàn)與時(shí)間的關(guān)系。
開(kāi)會(huì)時(shí)ABC重要的是“到底決定了些什么”，稱為“議題（Agenda）”。要讓與會(huì)人士了解開(kāi)會(huì)的目的是什么，還有為了做出決定，資料要準(zhǔn)備的十分齊全等，這些都是準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)的前提。
當(dāng)然也有那種不是以“報(bào)告”“說(shuō)明”做出決定為目的的會(huì)議?？傊烤篂榱耸裁炊_(kāi)會(huì)，也就是說(shuō)，讓全體與會(huì)人士開(kāi)完會(huì)時(shí)能感受到成就感，有個(gè)明確的達(dá)成目標(biāo)是很重要的。
我們公司也會(huì)鼓勵(lì)大家“多提出些議題”，但有人只是條例式地列出“Melon Repair”（譯注：一種保健機(jī)能食品，成份為產(chǎn)于南法的南瓜粹取物，具有養(yǎng)顏美容之效）、“行動(dòng)計(jì)劃”“e-woman University”等。我要求的并非如此，而是能夠具體寫(xiě)出“取得擴(kuò)大‘Melon Repair’通路案的認(rèn)可”、“決定明年行動(dòng)計(jì)劃的販?zhǔn)蹆?cè)數(shù)”、“決定刊載于e-Woman University官網(wǎng)上的講座內(nèi)容文章”等。
我們公司開(kāi)會(huì)時(shí)，會(huì)要求連同個(gè)別報(bào)告案子、征詢大家意見(jiàn)、到做出決定大概需要花費(fèi)多少時(shí)間，和議題一起先提交。
然后會(huì)議結(jié)束時(shí)，與會(huì)人士再一起確認(rèn)是否達(dá)成會(huì)議目標(biāo)，也會(huì)當(dāng)場(chǎng)確認(rèn)會(huì)議滿足度。ABC重要的是，能夠切實(shí)掌握實(shí)際完成與自己所預(yù)測(cè)的時(shí)間的差異。當(dāng)然有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)出乎意料地反對(duì)意見(jiàn)，花費(fèi)了一些預(yù)測(cè)外的時(shí)間。也會(huì)有因?yàn)闇?zhǔn)備資料不足，議題遲遲無(wú)法結(jié)束，只好挪到下次再討論的情形。
認(rèn)識(shí)預(yù)測(cè)與現(xiàn)實(shí)之間的差異，反映在下次的準(zhǔn)備和預(yù)測(cè)時(shí)間上，這樣便能提稿工作能力。
開(kāi)會(huì)目的有千百種，有的是為了提出意見(jiàn)而開(kāi)會(huì)，有的是為了決定什么而開(kāi)會(huì)。讓每位與會(huì)人士都能清楚知道開(kāi)會(huì)目的，做足必要準(zhǔn)備，會(huì)議便能如期結(jié)束，享受成就感。這種成就感就是提稿快樂(lè)指數(shù)的關(guān)鍵。
所謂會(huì)議就是和他人共享時(shí)間，因此每天訓(xùn)練如何運(yùn)用這段時(shí)間和創(chuàng)出成過(guò)，也是很重要的。
時(shí)間管理是“為了讓自己變得更快樂(lè)”。為了管理時(shí)間，要學(xué)習(xí)活用記事本，不浪費(fèi)每一段時(shí)間。然后ABC重要的是，度過(guò)每一段時(shí)間時(shí)，能夠百分之百投入，讓自己能夠時(shí)常享受到成就感，時(shí)時(shí)刻刻保持愉快好心情，便能提稿自己的能力。@
轉(zhuǎn)載自 《活用記事本設(shè)定工作目標(biāo)》 春光出版
(http://www.dajiyuan.com)
