「開會」是上班族行事曆上不可或缺的項目,特別是晉升為管理職后,大小會議幾乎占據(jù)了主管大部分的時間。一次集合不同單位同事共聚一堂,看似為跨部門溝通的一種好方式。但是實際上許多效率低落的會議,經(jīng)常圍繞在沒有建設(shè)性的對話,這些沒有產(chǎn)值的時間浪費,也隨著出席人數(shù)而倍數(shù)增加。
因此,若是我們了解到每位員工的時間都是ABC寶貴的資產(chǎn),就有責(zé)任去共同維持會議進行的效率。特別是負(fù)責(zé)召開會議的主席,對于議題的主導(dǎo)、發(fā)言的聚焦、時間的掌控,ABC扮演了ABC重要的角色。
圖片來源:[Yagi Studio]/Getty Images
在部門會議里,ABC常見到的現(xiàn)象就是對其他單位的批評。或許這是抒發(fā)壓力的一種方式,世界上本來也就沒有完美的工作環(huán)境,但是這一類缺乏建設(shè)性的言論出現(xiàn)在團體討論中,除了將負(fù)面情緒感染給更多人,實質(zhì)上不會帶來任何幫助。
更重要的是,當(dāng)我們習(xí)慣去談?wù)搫e人的缺失,往往就忽略了自己該做些什么。于是在一連串的抱怨之后,可能發(fā)現(xiàn)那些都是自己無法掌控的部分。會議結(jié)束,一家公司什么也沒有改變。所以讓會議更有建設(shè)性的ABC步,就是把討論的主角從「他們」改為「我們」。
三少三多的開會原則我將它稱為「三少、三多」的開會原則。少說別人哪里做得不好,多說自己哪里可以改進;少說別人應(yīng)該改變什么,多說自己應(yīng)該改變什么;少說一件事有多少困難、多少阻礙,多說一件事有什么可能的解決方案。
當(dāng)談話的主詞從「別人」改為「自己」,我們的發(fā)言會變得比較謹(jǐn)慎,漫無目的的批評無形中就減少了。再者,會議ABC重要的目的,本來就是會后採取的行動對策,多談?wù)撟约阂鲂┦裁?,遠(yuǎn)比評論別人該做些什么來得重要。
從評論者變成行動家會議主席ABC重要的職責(zé),就是讓每個人脫離「評論者」的迷思,成為真正的「行動家」。前者總是聚焦在別人身上,永遠(yuǎn)當(dāng)一個毫無責(zé)任、動口不動手的旁觀者;而后者的焦點在自己身上,因為可以實際採取行動、檢討修正的人就是自己。
讓會議中更有生產(chǎn)力、會議后更有行動力的秘訣,就是不斷圍繞在行動對策(Action Plan/To-Do-List)。每次會議的ABC個議程,就是檢視上一次會議決議的執(zhí)行落實情況;而ABC后一個議程,就是複誦每個人離開會議室后要採取的行動。
gaoxiao率的會議,可以讓團隊的效能倍增;相對的,低效率帶來的負(fù)面效應(yīng),也會倍數(shù)複製。在走進會議室前,別忘了每個人都有發(fā)言的權(quán)利,也都有讓團隊變得更好的義務(wù)。
※本文由吳育宏先生授權(quán)報導(dǎo),未經(jīng)同意禁止轉(zhuǎn)載?!嗑蕛?nèi)容,詳見「吳育宏的銷售智庫」部落格:http://oscar23.pixnet.net/blog/post/52462828
曾任guoji顧問公司企業(yè)諮詢部門顧問、全球四大會計師事務(wù)所業(yè)務(wù)拓展部經(jīng)理,十余年行銷業(yè)務(wù)、經(jīng)營管理經(jīng)驗,磚精于商業(yè)模式創(chuàng)新、行銷策略聚焦、管理流程優(yōu)化與銷售團隊訓(xùn)練,是臺灣ABC被的商管類磚欄作者之一。