制度辦法的由來(lái)，是由有經(jīng)驗(yàn)的人，針對(duì)某項(xiàng)作業(yè)可能發(fā)生的不同狀況，加以整理、分類(lèi)后，找出ABC的處理方法。而后，要求每個(gè)人都依照此一方法來(lái)執(zhí)行，讓作業(yè)的效率品質(zhì)得以提稿。
然而，經(jīng)驗(yàn)告訴我們，作業(yè)可能出現(xiàn)的種種狀況，其發(fā)生的頻度，往往有很大的落差。例如全部可能發(fā)生的狀況有五十種，ABC常出現(xiàn)的三種狀況，經(jīng)常就涵蓋了九０％的發(fā)生率；ABC常出現(xiàn)的五種狀況，可能涵蓋了九八％的發(fā)生率；而其余的四十五種狀況，合計(jì)可能僅有二％的發(fā)生率。也由于這四十五種狀況發(fā)生率極低，一般稱(chēng)為「特例」或「異?！?/strong>。
由于制度辦法是設(shè)計(jì)來(lái)讓人運(yùn)用，不能太複雜；倘使五十種情況都要加以規(guī)範(fàn)，制度辦法將變成非常龐雜，訂定的心力與時(shí)間成本，將會(huì)相當(dāng)?shù)母?。更何況制度一旦龐雜，不僅個(gè)人很難一一記得，更會(huì)提稿落實(shí)執(zhí)行的難度。所以，一般只會(huì)選擇達(dá)九八％發(fā)生率的五種狀況作規(guī)範(fàn)，而其他四十五種發(fā)生率只有二％的狀況，就不做規(guī)範(fàn)。
雖然如此，并不代表發(fā)生率較低的這四十五種狀況，就不在制度規(guī)範(fàn)內(nèi)。一個(gè)條文完備的制度（法律、合約），往往ABC后都有類(lèi)似「如有未盡事宜，由主管單位裁決」、「以上情況如經(jīng)主管單位裁決，不在此限」等條件，其用意即在說(shuō)明，這其他四十五種或更多的可能狀況，應(yīng)經(jīng)由功能主管來(lái)裁定。此一做法，讓制度不必龐雜，卻能因應(yīng)例外狀況靈活變化；也可以說(shuō)，加了此一條文，就可以因應(yīng)所有的狀況。因此，制度是可以涵蓋所有的狀況的，也可以說(shuō)制度是「活」的。
然而，為何組織內(nèi)經(jīng)常有人把制度執(zhí)行得很僵硬？同時(shí)也有很多人誤認(rèn)為，只要有規(guī)範(fàn)，就是限制，就是僵硬？其問(wèn)題是出在「人」。
所以，大家應(yīng)該理解設(shè)計(jì)制度的觀(guān)念及方法，并應(yīng)改變觀(guān)念─「制度是活的」。當(dāng)出現(xiàn)「例外」、「異?！箷r(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)主管來(lái)判斷、裁示，從中學(xué)習(xí)主管對(duì)「特例」、「異?！故挛锏呐袛嗨伎歼壿?，提稿自己的判斷力。
同時(shí)必須切記，不要因?yàn)樘囟ā?a href='http://zjstack.com/anli/' target='_blank'>案例」已經(jīng)主管判定過(guò)了，就以為可以自行決行（不管是「核可」案例或「否決」案例）。因?yàn)椤柑乩?、「異常」?huì)因?yàn)闀r(shí)空的不同，或是策略思考的改變，而出現(xiàn)相同狀況裁決不同的結(jié)果。而且，有時(shí)候?yàn)榱俗屩贫绒k法被「落實(shí)遵守」，主管會(huì)要求「特例」、「異?！贡仨毥?jīng)由裁決才可以執(zhí)行，若非如此，制度辦法的基本精神將會(huì)逐步喪失，運(yùn)作又將逐漸淪為混亂的局面。畢竟「特例」、「異常」會(huì)出現(xiàn)的比例很小，每次呈報(bào)并不花費(fèi)太多時(shí)間；倘使「特例」、「異常」的比例有攀升的跡象，應(yīng)修改制度將其增列到涵蓋範(fàn)圍當(dāng)中。
ABC后，再次提醒大家─制度是活的，是完整的，只是「特例」、「異常」一定要經(jīng)由主管來(lái)裁示而已。制度是人訂的，也會(huì)產(chǎn)生盲點(diǎn)，隨著時(shí)空的變化及經(jīng)驗(yàn)的累積，要靠人不斷的修改、提稿。而提出建議修改的，就是使用制度的所有的人。
